Recordamos las pautas para calcular los honorarios de una agencia de comunicación, según los criterios recogidos en el Manual de Buenas Prácticas entre consultora y cliente de ADC (antes Adecec) y Dircom.
ARTÍCULO PATROCINADO POR MYNEWS
Por Redacción, 8 de abril de 2022
La política de honorarios de la agencia mostrará claramente un desglose de todo lo que incluye su servicio, normalmente las tarifas y los gastos. La consultora de comunicación y el cliente deberán asegurar que ambos entienden el nivel de honorarios por el trabajo para el que se ha contratado a la consultora, por lo que debería documentarse claramente en el contrato.
Toda esta información será facilitada al cliente en el momento de la presentación de la propuesta de colaboración.
Partidas de los honorarios de una agencia de comunicación
Los honorarios de una consultora incluyen habitualmente las siguientes partidas:
Tarifas: Las tarifas cubren el tiempo del personal de la agencia destinado al suministro de servicios.
Gastos: Los gastos incluyen los costes internos/de oficina, otros gastos y los costes del programa:
- Costes internos de oficina: Se incluyen los de teléfono, fax, dispositivos electrónicos, fotocopias y consumibles. Estos gastos deberían ser negociados entre la consultora y el cliente.
- Otros gastos (Mensajeros, viajes, etc.): Se incluye cualquier otro coste -como los de viaje- que pueda incurrir la consultora cuando trabaja en nombre del cliente. La consultora y el cliente deberían acordar cualquier honorario que pueda ser necesario añadir por encima de los gastos ya establecidos. Estos gastos extraordinarios normalmente incluyen la administración y el pago de dichos costes en nombre del cliente. Puede que el cliente prefiera abonar unas tarifas adicionales en concepto de gestión de la cuenta en lugar de estos honorarios y, en este caso, deberían negociarlos con la consultora.
- Costes de programa/Costes de adquisición de bienes y servicios de terceras partes: Los costes del programa y los costes especializados adquiridos de terceras partes en nombre del cliente serán cargados por la consultora al cliente. Estos cargos incluirán normalmente una comisión de servicio por encima de los costes del programa ya establecidos y cubrirán los costes, la experiencia y el conocimiento para localizar y coordinar proveedores, así como la administración y el pago de dichos costes en nombre del cliente.
Puede que el cliente prefiera abonar unas tarifas adicionales en concepto de gestión de la cuenta en lugar de esta comisión y, en este caso, deberían negociarlos con la consultora. Por otra parte, el cliente también podría solicitar y llegar a un acuerdo con la consultora para utilizar la cartera de proveedores del cliente y debería esperar el pago a la consultora de unas tarifas adicionales por gestión de cuenta en concepto de negociaciones con estos proveedores.
Honorarios variables basados en resultados
La consultora y el cliente deberían considerar el pago de honorarios variables. Si ambas partes llegan a este acuerdo, de una forma o de otra, resulta esencial establecer claramente la valoración y la determinación de dicha remuneración. De esta forma, ambos deberían ser absolutamente claros sobre los criterios aplicados para determinar el rendimiento del acuerdo sobre remuneración.
La Guía destaca seis principios clave en los acuerdos sobre honorarios variables:
- Fomentar o premiar cuando éste es excepcional
- Tanto el cliente como la consultora deberían beneficiarse de los honorarios basados en el resultado.
- Ambas partes deben acordar los aspectos indicativos del éxito tanto de manera cuantitativa como cualitativa.
- Un sistema de evaluación apropiado es un requisito clave para la implementación de un acuerdo de honorarios basados en el resultado.
- Los honorarios basados en el resultado no son un sustituto o un reemplazo de los acuerdos de honorarios existentes.
- Es necesario revisar los acuerdos cuando cambien las circunstancias.
Tiempo y pagos a la consultora de comunicación
El tiempo dedicado por la agencia se cobra a través de las tarifas de honorarios, que incluyen las diferentes categorías profesionales presentes en el equipo, así como un nivel de dedicación.
Durante la fase inicial del programa de relaciones públicas, la agencia y el cliente deberían llegar a un acuerdo sobre la puesta en marcha del proyecto. De esta forma, se fomenta un claro entendimiento sobre la duración y la cantidad de tiempo necesario, así como los honorarios aplicados durante ese período.
A lo largo de su relación profesional, el cliente debería dar muestras claras de su compromiso para asegurar que la consultora permanezca siempre informada de sus operaciones:
- La consultora y el cliente deberán llegar a un acuerdo antes del inicio de su relación sobre cómo van a tratarse las variaciones de las tarifas estimadas. Esto requiere, en primer lugar, un acuerdo para decidir lo que se debería abonar si ocurren dichas variaciones, fijando posteriormente los procesos y procedimientos necesarios para gestionar satisfactoriamente estos cambios. Todo esto debería documentarse específicamente en el contrato.
- Cuando surjan variaciones sobre los honorarios estimados y la consultora desee algún tipo de compensación, ésta es responsable de garantizar que el cliente se encuentre puntualmente informado, ofreciéndole una explicación suficiente sobre este asunto.
ARTÍCULO PATROCINADO POR MYNEWS
