Los Manuales de Cultura Corporativa y de Bienvenida son dos importantes soportes de Comunicación Interna. ¿Cómo hay que redactarlos? ¿Qué debemos incluir en ellos? Estos aspectos están recogidos en el libro ‘Comunicación Interna en la Empresa’. Ofrecemos aquí un extracto de los aspectos principales.
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Por Redacción, 20 de diciembre de 2021
Manual de bienvenida
La existencia de un claro y completo Manual de bienvenida aporta una rápida operatividad al empleado que se incorpora y le permite adquirir los conocimientos necesarios para ser eficiente y rentable para la compañía lo antes posible. Y le transmite, además, un sentimiento de orgullosa pertenencia, con lo que se promueve su autoestima y se amortigua el temor del interesado a equivocarse.
El primer día de oficina no deja de ser un pequeño trauma por el que todo trabajador, desde el becario hasta el directivo, debe pasar. El nuevo empleado llega a la compañía sin saber, si quiera, cuál es su mesa. En el mejor de los casos, alguien amablemente le acompaña desde la recepción a su nueva ubicación, se sienta, enciende el ordenador y… ¡oh sorpresa! No hay acceso. Se puede decir que, en la mayoría de las ocasiones, sabe para qué fue contratado y es experto en la materia —por algo pasó el proceso de selección— pero lo demás es un misterio.
Este primer día, y presumiblemente algunos más, el nuevo empleado se sentirá desconcertado e incómodo. Bien distinto es si la empresa favorece una acogida planificada y organizada, que ayude al recién llegado a comprender la actividad, estructura y objetivos de la compañía y facilite su inserción con un Manual de bienvenida que incluya toda la información básica e imprescindible para el buen desarrollo de sus funciones. La empresa conseguiría así ofrecerle una visión adecuada de lo que es la compañía: su historia, cultura corporativa, áreas de negocio, órganos de gobierno, etc. En definitiva, la elaboración de un buen Manual de bienvenida es para las compañías una inversión muy rentable, si se tiene en cuenta que acorta el periodo de aclimatación y, por ello, el de improductividad de cada nuevo empleado; facilita la correcta transmisión de la imagen corporativa; fomenta el orgullo de pertenencia entre la plantilla —una verdadera ventaja de cara a ser más o menos permeable a rumores que perjudican a la compa-ñía—, y facilita el trabajo en equipo.
El citado Manual debe ser visto como una herramienta de apoyo dentro del «plan de bienvenida» al nuevo empleado. Un plan en el que se pueden incluir acciones de comunicación muy diversas, como propiciar una entrevista de bienvenida con un directivo; la adopción de un padrinazgo o la adjudicación de un tutor para el nuevo empleado; el visionado de un video corporativo o soportes afines, el suministro de documentos impresos, como el folleto de prestigio y la memoria anual, así como gestos de cordialidad como tomar un café con el nuevo empleado. Como características formales que debe reunir, cabe señalar que la presentación del Manual de bienvenida debe ser sencilla, pedagógica, acorde con la imagen de la compañía, actualizable y cercana.
La estructura y contenidos básicos de un Manual de Bienvenida son: presentación de la organización; historia y principales hitos; estructura y sociedades; órganos de gestión; departamentos y organigrama de funciones; recursos humanos; política de actuación, cultura y valores; actividades y productos; catálogo de soportes de comunicación; direcciones y teléfonos; reglamentos de régimen interior; normas de seguridad; plano de las instalaciones, etc.
Manual de cultura corporativa
El establecimiento de una cultura corporativa constituye un pilar sobre el que las organizaciones se apoyan para ser competitivas y tratar de asegurar el éxito. El Manual de cultura corporativa es un documento que busca servir de guía y sistematizar los procesos de actuación del conjunto de los empleados de una compañía con el fin de alinearlos con su misión, visión y valores, de manera que pueda beneficiarse el conjunto de la organización, generalmente parte de la definición de lo que la empresa es y de lo que quiere ser, para proponer modelos de actuación y de conducta de los empleados, independientemente del nivel en el que se encuentren situados dentro de su organigrama, para conseguir los objetivos previstos.
En definitiva, este Manual recoge todos aquellos aspectos que definen a la compañía y que han de ser conocidos y compartidos por todos los miembros del equipo.
Pero para que los manuales sean útiles deben ser conocidos. Si los públicos internos desconocen su existencia, es imposible que puedan implicarse en los procesos que en ellos se establecen. En este sentido, el que los propios empleados participen en la definición de los elementos esenciales de lo que va a constituir su «cultura corporativa», es decir, la identificación de su misión, visión y de los valores que la distinguen, puede resultar esencial. Si el empleado se siente identificado con lo que se recoge en el Manual, buena parte del trabajo estará realizado.
Existe otro elemento que hay que tener en cuenta, si el empleado actúa y se siente identificado con lo que se describe en el Manual, es mucho más fácil que esto se transmita hacia el exterior, contribuyendo a crear una imagen de Compañía acorde con los objetivos propuestos.
Un Manual de cultura corporativa tipo debe recoger aspectos como:
– La definición de la compañía; la identificación de su misión, visión y valores.
– Un repaso histórico de lo realizado por la empresa con los principales hitos cronológicos.
– Los modelos de actuación y de conducta asociados a cada uno de los valores distintivos de la compañía.
– La correcta aplicación de la identidad corporativa como expresión externa de Lo que la compañía es y quiere ser.
– Las políticas de fomento de la participación de los empleados en las actividades internas.
– Los procesos de Comunicación Interna para que la información fluya de manera eficaz en todas las direcciones.
– La identificación de los canales existentes para el intercambio de información y opiniones, así como para la integración de los miembros de los diferentes equipos.
– Los principales consejos para optimizar el desarrollo de los procesos de comunicación.
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