sábado, diciembre 4, 2021

Todos los problemas que te encuentras en la organización de eventos

La comunicación en vivo está repleta de problemas que a los que los organizadores deben responder con acierto, rapidez y previsión. Los expertos identifican 16 problemas habituales.

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Por Redacción, 24 de noviembre de 2021

¿Cuáles son los principales problemas y retos que surgen a lo largo de todas las fases de la organización de un evento? Los profesionales del sector suelen apuntar que los más habituales son los siguientes:

1) COMUNICACIÓN DEFICIENTE ENTRE CLIENTE, AGENCIA Y PROVEEDORES

Uno de los principales inconvenientes para organizar un evento suele ser el flujo de comunicación que se establezca entre la agencia y el cliente. Si este flujo es fluido y correcto, todo perfecto, pero en muchas ocasiones no recibes la información necesaria o, sobre todo, fuera de tiempo por parte del cliente lo que entorpece y retrasa las labores organizativas.

Para el cliente es difícil depositar confianza en una agencia, por ello una comunicación profesional, fluida, empática y totalmente transparente, es esencial para que el cliente confíe en nosotros y de este modo crear eventos disruptivos y más creativos y trasgresores que aporten un valor diferencial al producto y a la marca.

Otro factor importante es la capacidad de interlocución y decisión que tengan no solo los clientes sino también los colaboradores y proveedores con los que la agencia trabajan más directamente. Tienen que estar muy bien definidos los roles de la gente que participa en la organización del evento para establecer comunicaciones directas y eficaces que contribuyan a resolver los imprevistos o cambios de última hora.

2) NO PREVER LOS IMPREVISTOS

Cuando se trabaja en directo hay riesgos y hay que estar preparados para solventar posibles incidencias como puede ser un plan b por si la climatología no acompaña y hay que buscar alternativas, o si la convocatoria ha tenido más éxito del esperado y hay que redimensionar salas, catering y otros servicios. Poder reaccionar a ello es minimizar riesgos y por ello es buena idea invertir previamente en aquellos elementos críticos.

Hay que tener un plan alternativo, y más si cabe en ubicaciones al exterior, debido a que las condiciones meteorológicas pueden afectarnos. Por tanto, siempre deberemos tener planteada una alternativa que podamos utilizar rápidamente sin perder calidad.

3) CLIMATOLOGÍA ADVERSA.

Apostarlo todo a un evento en exteriores, sin previsión o plan B en caso de que el tiempo cambie, es un error de primera categoría. Siempre deben contemplarse los imprevistos climatológicos que puedan surgir y tener un AS debajo de la manga. Al menos alternativas a tener en cuenta. No solo hay que prever la lluvia, el viento también puede afectar negativamente a un evento.

La climatología es un clásico en los imprevistos que no sólo puede suponer el tener que cambiar la celebración de un cocktail en un jardín a un espacio cerrado, sino que puede incluso afectar a la agenda de actividades de un viaje de incentivo que puede incluir un paseo en bicicleta o una actividad acuática y que por las inclemencias del tiempo hay que suspender. Siempre hay que tener alternativas y si optamos por un venue de bonitos jardines para un evento, debemos percatarnos de que contempla espacios cubiertos por si la lluvia sorprende el día del evento. Igualmente pasa con las actividades. Todo event planner debe plantear actividades sustitutivas por si es necesario suspender alguna del programa inicial y si no, ¡chubasqueros corporativos para todos!.

Cualquier evento que se organice al aire libre será una tensión constante para el organizador en función de la climatología y su evolución (tanto por frío o lluvia, como por un exceso de calor).

Existen muchos más condicionantes además de la lluvia, como por ejemplo el viento o incluso el calor o el frío, que debemos considerar a la hora de planificar un evento.

4) CAMBIOS DE ÚLTIMA HORA

La adaptabilidad y buena disposición de los profesionales que trabajan organizando eventos se refleja en el éxito de un evento. Siempre hay cambios de última hora: aumenta o disminuye el número de asistentes, cambio de escenografía, peticiones de última hora. El organizador de eventos debe adaptarse a las necesidades y peticiones del cliente, aunque sean durante el mismo evento. Para ello es importante que todo el personal involucrado tenga la predisposición para realizar todos los cambios que solicite el cliente, siempre y cuando sean cambios que no afecten al buen funcionamiento del evento. 

A veces también se producen cambios de última hora en el briefing que nos abocan a tener que incrementar nuestro esfuerzo para que nuestro evento no se vea afectado en lo más mínimo.

5) NO DISEÑAR UN BUEN CRONOGRAMA.

La organización y el cumplimiento de los plazos es fundamental. Desarrollar un cronograma bien detallado tanto del día “D” y de toda la pre-producción es vital para que todo fluya según lo previsto.

6) MALA ELECCIÓN DE LA LOCALIZACIÓN.

Otro de los problemas habituales es que a pesar de las recomendaciones y sugerencias que se realizan, el cliente antepone un elemento del evento (el catering, la tecnología, el espacio, el artista) a los objetivos del evento. Esto ocurre mucho en la elección del espacio que en ocasiones se elige más por moda que por funcionalidad o en la inclusión de una solución tecnológica que no aporta mucho al evento).

A veces el espacio no es lo suficientemente flexible, tiene un acceso complicado o no cuenta con las redes necesarias para implementar la tecnología necesaria acorde con la creatividad. Por eso, debemos realizar visitas técnicas previas, con el fin de conocer bien el espacio y poder ajustar todo a las necesidades del evento.

Es fundamental acertar con la localización exacta pero existen muchos casos donde las necesidades por parte del cliente y la sede elegida no coinciden. Generalmente se suelen intentar realizar eventos de cierta envergadura que muchas ciudades no pueden albergar por falta de infraestructuras, o viceversa: se organizan eventos pequeños que quedan aún más empequeñecidos por la sede propuesta por el cliente.

7) LICENCIAS Y PERMISOS EN LOCALIZACIONES.

Una de las principales dificultades cuando se buscan emplazamientos para puede ser la obtención de las pertinentes licencias y permisos. No tanto el problema viene por la obtención de dichos permisos sino por el breve espacio de tiempo del que solemos disponer.

8) EL FACTOR TIEMPO.

En numerosas ocasiones se trabaja contra reloj porque se dilatan las decisiones del cliente. Esto obliga a organizar y planificar en tiempo record. Si a esto le añadimos las modificaciones y cambios de última hora puede llegar a provocar situaciones de estrés que en nada benefician al evento. 

9) FALTA DE PROFESIONALIDAD.          

Es importante trabajar con profesionales, tanto con organizadores de eventos como con proveedores. Son ellos los que aportan soluciones a los posibles imprevistos que puedan surgir. Un error es trabajar con gente no cualificada. Hay que prestar una especial atención a nuestras agencias de logística, mensajería, etc. para cubrir de manera adecuada nuestros plazos de entrega y que de esa manera no repercuta en el buen funcionamiento de nuestro acontecimiento.

10) TECNOLOGÍAS Y CONECTIVIDAD.

Los fallos tecnológicos pueden jugarnos una mala pasada en más de un evento: un micrófono que no funciona, la presentación de un ponente que no se carga… La solución a este tipo de imprevistos es reforzar el equipo audiovisual que en un principio se necesita y sobre todo, realizar los ensayos técnicos previos que sean necesarios.

Sin duda alguna, la tecnología ha cambiado por completo la comunicación en vivo y en directo. Sin embargo, en ocasiones puede causar inconvenientes, por lo que es imprescindible contar con un equipo de profesionales que esté coordinado en todo momento, además de asegurarnos previamente que los contenidos se adaptan perfectamente a los diferentes dispositivos.   

Cuando un evento requiere de conexiones de internet, retransmisiones online o streaming, uno de los principales problemas puede ser la conexión, la cobertura, los cortes… De esto depende el éxito de ese evento.

11) LOGÍSTICA DE ASISTENCIA AL EVENTO.

A la hora de realizar presentaciones, jornadas gratuitas o simbólicas, etc., es problemática el establecer el incentivo a ofrecer para poder conseguir la asistencia deseada. Hay que estudiar profundamente el público al que nos queremos dirigir para poder alcanzarlo.

Pocos son los asistentes que confirman su presencia en un evento y en más de una ocasión, nos encontramos en el día del evento con más asistentes de los previstos. Esto puede provocar que el espacio del evento se nos quede pequeño o que no contemos con un servicio de catering suficiente. Una vez más, lo importante es ser precavido. Reserva para tu evento un espacio que admita más asistentes de los que en un primer momento hay previstos, y siempre pide al servicio de catering que contemple la posibilidad de que puede haber más comensales de los que inicialmente se tiene constancia.

12) FALTA DE CREATIVIDAD.

Hoy en día uno de los grandes retos se basa en sorprender, en emocionar. Para ello debemos crear un storytelling sorprendente y totalmente personalizado que capte la atención del espectador con el fin de cautivar sus emociones para generar el recuerdo. Para ello, y gracias a las nuevas tecnologías técnicas logramos crear experiencias vivas que generan un recuerdo perdurable.

13) DESCUIDAR LOS DETALLES.

A la hora de planificar un evento, debemos cuidar hasta el más mínimo detalle, desde cómo y cuándo van a llegar cada uno de los asistentes, hasta saber si tienen algún tipo de alergia u cualquier otra necesidad. Por ello, es imprescindible una buena gestión logística mediante una secretaría técnica que permita conocer y analizar todos los datos y evitar así posibles imprevistos.

Los pequeños detalles de un evento conforman el todo. Descuidar los aspectos más pequeños y centrarse en los objetivos principales, puede hacer fracasar un evento. Todo es importante y nada es casual.

14) PORTAVOCES, PONENTES, MAESTROS DE CEREMONIAS…

Los eventos en los que intervienen presentadores, portavoces, conferenciantes,… tienen el riesgo humano de que no asistan al evento. Por diversas causas de repente nos encontramos sin nuestro maestro de ceremonias, debemos planificar su sustitución por otra persona de la casa que pueda realizar su papel, sin que ninguno de los asistentes llegue a percatarse.

Uno de los imprevistos más frecuentes, que además hemos sufrido recientemente en uno de nuestros eventos, es que en el propio día de su celebración se caiga alguno de los conferenciantes de la jornada, sea necesario cancelar alguna actuación o haya que cambiar de maestro ceremonias. Para poder solucionarlo de forma rápida es fundamental contar siempre con un plan B al que se pueda recurrir sobre la marcha.

15) GASTOS IMPREVISTOS.

En toda cotización para un evento hay que contemplar dos partidas diferentes, una de gastos fijos donde se puede incluir el fee de la agencia o el coste del venue del evento, y otra de gastos variables, que contiene por ejemplo los costes de catering y una partida para posibles imprevistos.

Es muy habitual que en la comunicación en vivo y en directo, el presupuesto se vea afectado por algunos imprevistos. Por ello, debemos tener en cuenta todas las variables y ponderables que se pueden producir, de lo contrario, es posible que el corazón del evento deje de funcionar. La prevención y la financiación son imprescindibles para que un evento funcione perfectamente.

16) MOTIVACIÓN DEL PERSONAL.

En proyectos de larga duración nos encontramos con un reto adicional: conseguir tener al personal motivado hasta el último día como si fuese el primero. Esto es fundamental para el éxito de nuestro evento.


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