REDACCIÓN Miércoles 10 de octubre de 2012
La semana pasada publicamos algunas de las conclusiones del Estudio Eikonos sobre Organización de Eventos, en concreto los problemas más habituales que suelen ocurrir con los clientes. Ahora publicamos los problemas que suelen producirse con los proveedores del evento.
ESTUDIO PATROCINADO POR EIKONOS
Eikonos, empresa de servicios audiovisuales con más de 20 años de experiencia en el mercado, y el portal Top Comunicación & RR.PP han realizado un estudio cualitativo sobre los principales problemas con que se encuentran los profesionales de la comunicación y la organización de eventos en su trabajo cotidiano.
A continuación publicamos las conclusiones del estudio que se refieren al lugar de celebración y los provedores del evento.
PROBLEMAS RELACIONADOS CON EL LUGAR DEL CELEBRACIÓN
1. Problemas de Accesibilidad
La oferta de espacios para la celebración de eventos es lo suficientemente amplia para que cualquier tipo de evento se desarrolle, por lo general, a plena satisfacción. El problema surge cuando, buscando la originalidad, elegimos enclaves o lugares que pueden impresionar al cliente pero que, como contrapartida, encierran otros diversos problemas, por ejemplo de accesibilidad.
Según Estitxu Giménez (Prisma Global), “podemos encontrarnos con que el lugar elegido responde al estilo del evento, pero es poco o nada accesible. Suele ser el caso de la utilización de antiguos Palacios como lugares de congresos, donde la accesibilidad suele ser escasa debido la arquitectura del lugar. En estos casos hay que colocar pequeñas rampas en los accesos, pero si el lugar sólo tiene escaleras, la única solución es ofrecer una persona o varias para ayudar a los asistentes de movilidad reducida”.
2. Eventos en exteriores: trámites, permisos y papeleo
La celebración de un evento de tipo estándar, sobre todo en espacios de interior, no suele suponer grandes complicaciones de tipo organizativas o burocráticas. Algo que no ocurre en eventos que se celebran en espacios de exterior, donde sí que suelen producirse un buen número de problemas.
Así lo explica Miguel Ruiz (Last Lap): “Los problemas pueden ser diversos: consecución de permisos/licencias, visados, horarios de montaje, papeleos relativos a la seguridad e higiene en el trabajo… Solución: ser prevenido y trabajar con mucho tiempo de antelación”.
3. Limitaciones para contratar proveedores externos
Un problema importante surge a partir de las limitaciones que tienen algunos espacios a la hora de trabajar, sobre todo en cuanto a la contratación de medios externos (audiovisuales, catering, etc.). “Esto, aunque no lo parezca, es un gran problema a veces ya que cuando se intenta conceptualizar una acción a veces se requieren cosas que el proveedor no tiene y comienzan los problemas. La solución perfecta no existe, pero sí poder adecuar algo más los servicios del espacio para conseguir el objetivo marcado”, señala Carlos Alvaro Arregui (Director General de Popin Group).
4. Falta de un interlocutor único e incumplimiento de servicios
Quizás uno de los problemas más relevantes es encontrarte con que en el espacio no hay un interlocutor válido.
Es una cuestión de la que se queja Laura Terzagui (Directora de Servicios al Cliente de la agencia D6): “A veces te encuentras con que el interlocutor tiene un preocupante desconocimiento sobre aspectos relevantes y sobre las posibilidades que ofrece el espacio para sacarle todo el partido. Esta situación puede ser especialmente grave si el desconocimiento se centra en aspectos técnicos”
Otro de los inconvenientes clásicos, según Laura Terzagui, es el incumplimiento de los servicios ofrecidos.
“Tanto para solucionar uno u otro problema, es conveniente la comunicación previa al evento y la realización de una reunión pre-evento donde repasar todos los detalles por escrito, en la escaleta del evento”, explica.
5. Falta de flexibilidad para adaptarse a las exigencias del evento
Adrián Tapia (Director Gerente de O2 Aventura) indica que “el mayor problema que nos encontramos en los lugares habilitados para eventos es la falta de flexibilidad que muchos de ellos demuestran en el desarrollo del evento, percibiendo que es el cliente quien se debe adecuar a las características del lugar y no como entendemos debería de ser: justo al revés”.
6. Falta de espacios vírgenes
Según Fernando Godoy Sáenz de Heredia (CEO de El Señor Goldwind), “existe poca oferta de espacios no convencionales. Lleva mucho, mucho tiempo, encontrar un espacio virgen en el que crear una experiencia novedosa. La crisis, por el contrario, empieza a abrir puertas en este sentido”.
7. La altura del local
Luis Valls, Presidente Agencia de Comunicación Cincuenta y Cinco, afirma: “Creo que hay suficientes espacios para cubrir las necesidades de prácticamente todos los clientes. No obstante, quizás algunos de los espacios tienen poca altura y esto puede resultar un problema para las convenciones”.
8. Y, por supuesto, el precio
Raquel Baragaño Acebal (ejecutiva de cuentas de mglab) señala que “a la hora de organizar eventos los precios de los locales suelen ser excesivos, así como los servicios adicionales que prestan las entidades (alquiler de material, personal de su empresa obligatorio, etc…)”.
PROBLEMAS DURANTE LA CELEBRACIÓN DEL EVENTO
El listado de problemas, obstáculos y dificultades que surgen a lo largo del tiempo durante el que se celebra el evento puede ser interminable. Son cientos de detalles y situaciones que no siempre salen como teníamos previsto. Como dice Fernando Godoy Sáenz de Heredia (CEO de El Señor Goldwind), “el directo es el directo, y el que sabe torear cuando viene el toro cruzado es el verdadero profesional del sector”.
No obstante, los profesionales que han participado en este estudio llaman la atención sobre algunos de los más frecuentes:
1. Gestionar los espontáneos sin acreditación
En muchos eventos nos encontramos con “espontáneos” que no se han acreditado previamente, esto suele ocasionar bastantes trastornos si el aforo es limitado y las plazas están completas.
Una de las formas de gestionarlo, como explica Estitxu Giménez (Prisma Global), “es confirma el real número de asistentes previamente y, en el caso de que veamos que el aforo está prácticamente completo, gestionar una sala paralela donde se pueda ver por televisión las jornadas, abierta a esas personas que no se han acreditado”.
2. Retrasos en los vuelos
El caso de los retrasos en los vuelos en los que llegan participantes en el evento también da lugar a problemas, sobre todo cuando se trata de los conferenciantes.
Según Estitxu Giménez (Prisma Global), “lo habitual es que les invitemos a llegar un día antes para evitar este problema, pero en algunos casos los propios ponentes nos solicitan viajar el mismo día por lo que la posible solución sería realizar una breve modificación del programa adelantando alguna ponencia”.
3. Inclemencias meteorológicas
Es difícil prever el tiempo que va a hacer a la hora en que se va a celebrar nuestro evento. Aunque las previsiones meteorológicas digan lo contrario, nunca estamos a salvo de una lluvia esporádica o de ráfagas de viento que hagan molesta la estancia de los invitados.
“En los eventos al aire libre es importante tener carpas o lugares adicionales de realización para que, en caso de condiciones climatológicas adversas, tengamos donde resguardarnos”, afirma Estitxu Giménez (Prisma Global).
PROBLEMAS RELACIONADOS CON LA TECNOLOGÍA
Puede llegar a ser una pesadilla para el organizador de eventos. Como dice Lola García (owner de Lola Group), “siempre puede haber fallos técnicos, en su mayoría, aunque hayas probado muchas veces en el momento de la verdad falla. Aquí lo importante es contar con buen equipo humano técnico que sepa resolverlo y mucha capacidad de improvisación”. Pero, ¿en qué se concretan estos problemas tecnológicos?
1. Acoplar la tecnología al espacio
El mayor problema que nos encontramos a veces es cómo acoplar la tecnología al lugar donde se va a celebrar el evento. Según Carlos Alvaro Arregui (Popin Group), “muchos espacios tienen o poca o mucha luz, la altura del espacio, etc. La única solución que hay es contar con buenos profesionales y una buena empresa de tecnología que cuente con muchos dispositivos distintos y sobre todo experiencia a la hora de implementarlos y sacar el máximo provecho”.
2. Formatos incompatibles
Por mucho que insistamos, siempre nos vamos a encontrar con un participante en el evento que se presenta con una presentación que tiene un formato incompatible con el sistema informático y que supone un retraso a la hora de tomar la palabra.
A este respecto, Carlos Alvaro Arregui (Popin Group) señala: “Cuando nos encontramos con presentaciones que no tienen el formato indicado, lo que hacemos para solucionarlo es llevar siempre un portátil que tenga absolutamente todo cargado para que no pueda fallar y siempre tener un especialista que pueda unificar formatos rápidamente”.
3. Cuidado con la sobredosis de innovación
“Hoy en día, la tecnología es uno de los pilares diferenciadores de los eventos, aunque no hay que obsesionarse con ello. El mayor problema que te puedes encontrar es “vender” algo que técnicamente es muy difícil de realizar. Solución: ser cauto a la hora de innovar con las tecnologías”, señala Miguel Ruiz (Last Lap).
4. Suministro eléctrico
Los problemas en el servicio de suministro eléctrico pueden darnos grandes sobresaltos. Según Laura Terzagui (agencia D6), “para evitarlos hay que revisar muy bien el estado de las instalaciones, investigar si anteriormente se han producido incidencias de este tipo en el espacio donde se va a celebrar el evento y, en caso de dudas, contar con un servicio extra de servicio eléctrico y un equipo electrógeno de emergencia”.
PROBLEMAS CON LOS SERVICIOS DE AZAFATAS Y CATERING
El catering y las azafatas son ingredientes fundamentales para que el evento sea un éxito. No hay que dejar de apostar por la calidad por mucho que nos hagan propuestas de precio más interesantes. “Si tienes buenos proveedores los problemas se resuelven con una simple mirada. La confianza en tus proveedores es crucial”, resume Fernando Godoy Sáenz de Heredia (CEO de El Señor Goldwind).
1. Azafatas: impuntualidad o incomparecencia
Uno de los problemas que se pueden dar con las azafatas, según Lola García (owner de Lola Group), es que “llegan tarde o te avisan de que no llegan. Cuando trabajas con empresas de azafatas, que siempre sean de primer nivel, que esté presente la supervisora cuando se les cita en el evento para ensayar, por si hay algún problema, con el vestuario, con alguna baja…”.
Según Estitxu Giménez (Prisma Global), para evitar problemas “es muy importante reconfirmar fechas y horas unos días antes y firmar un contrato en el que se contemplen posibles penalizaciones. También es recomendable realizar una formación previa para completar posibles cabos sueltos, así como llevar encima el teléfono del responsable para que nos gestione cualquier incidencia”.
2. Catering: Escasez de comida y mala calidad de servicio
Con los catering hay que tener mucho cuidado, al final es uno de los aspectos que más se recuerdan. “La escasez de comida es el problema más frecuente”, indica Lola García (owner de Lola Group). A veces se produce esta circunstancia debido a “errores en la previsión de asistentes”, añade Raquel Baragaño (ejecutiva de cuentas de mglab).
Lola García (owner de Lola Group) señala una serie de consejos: “Con los catering hay que huir de los que son muy baratos. Tienen que tener todos los permisos sanitarios, buenos camareros y chef… Para que no haya problemas siempre hay que hacer pruebas de menús y explicar cómo queremos que se desarrolle todo en evento”.
Próxima semana: Problemas reales contados en primera persona por sus protagonistas
