domingo, diciembre 4, 2022

Organizar un foro de debate con personalidades políticas y económicas

LAS MEJORES CAMPAÑAS DE COMUNICACIÓN DE 2021 / Solsona Comunicación puso en marcha la campaña del III Foro La Toja – Vínculo Atlántico.

Por Solsona Comuniación/ 1 de enero de 2022

OBJETIVOS:

Realización de una tercera edición presencial del Foro La Toja – Vínculo Atlántico, tras más de un año de pandemia.

Afianzar el liderazgo de este acontecimiento como uno de los focos de debate más importantes del panorama político y económico nacional.

Organizar un evento seguro anti COVID-19.

Ofrecer una atención exquisita y personalizada para cada asistente al evento, desde ponentes, hasta invitados y medios de comunicación.

Lograr el éxito a nivel protocolario dadas las personalidades asistentes.

Obtener gran presencia mediática.

ESTRATEGIA:

– Diseño y desarrollo de un evento presencial con todas las medidas de seguridad e higiene necesaria (reducciones de aforo, espacios adaptados, limpieza y desinfección…).

– Formato híbrido: presencial-virtual para las diferentes intervenciones y ponencias.

– Diversificar equipos para tener responsables en cada una de las áreas que puedan responder rápidamente a posibles incidencias. Así, Solsona destinó varias personas de su equipo para encargarse de la dirección y ejecución del gabinete de prensa, de la producción y logística, del protocolo y de la secretaría técnica.

– Afianzar las comunicaciones con la prensa año tras año y responder a todas sus solicitudes en el menor tiempo posible, así como cederles material (notas de prensa, vídeos, cortes de voz y fotografías) para agilizar su trabajo.

– Fidelización de ponentes e invitados, así como de sus gabinetes de comunicación y protocolo, a través de una gestión ágil y eficiente, respondiendo a todas sus peticiones y dudas.

– Consolidar la relación con los diferentes proveedores, para asegurar que tanto la previa del Foro como su desarrollo cumplen al 100% con las expectativas de un evento de estas características.

ACCIONES PUESTAS EN MARCHA:

– Diseño, desarrollo y producción de los distintos espacios del evento.

– Organización logística de las jornadas.

– Contratación, coordinación y formación de los distintos equipos de trabajo.

– Confección del protocolo del acto.

– Secretaría técnica: gestión de invitaciones, confirmaciones, consultas, traslados, alojamiento, pagos de inscripción…

– Contacto con ponentes: gestión de vuelos, traslados, necesidades…

– Gabinete de comunicación: organización de una presentación oficial híbrida (presencial y virtual) en Madrid; gestión de bases de datos y redacción de materiales de prensa; contacto constante con los medios: entrevistas, streaming, alojamiento, material… Comunicación con DIRCOMS de ponentes y patrocinadores (peticiones, materiales…). Coordinación con Casa Real, Presidencia de España, y Gabinetes de Presidentes Autonómicos.

RESULTADOS:

Por tercer año consecutivo, el evento fue todo un éxito. Cerca de 50 ponentes de renombre internacional debatieron frente a más de 100 destacados representantes de empresas, instituciones y entidades relacionadas con el mundo económico, político y académico.

Cerca de 150 periodistas acreditados de casi 50 medios, incluida prensa portuguesa y corresponsales internacionales. 658 menciones en prensa, TV y radio; además de casi 1.700 impactos en plataformas digitales. Amplio seguimiento vía streaming, incluida prensa internacional.

Coordinación de entrevistas con personalidades como el ministro de Asuntos Exteriores, José Manuel Albares; el President de la Generalitat Valenciana, Ximo Puig; el ex ministro Josep Piqué; o el ex secretario general de la OCDE, Ángel Gurría, entre muchos otros.

¿QUÉ PUEDEN APRENDER NUESTROS LECTORES?

Una de nuestras mayores lecciones en este proyecto es comprobar que ya, por segundo año consecutivo, es posible hacer actos presenciales en tiempos de COVID19 cumpliendo con todas las normativas necesarias y que sea un total éxito.

Es importante contar siempre con planes alternativos para poder dar respuesta a todas las peticiones posibles. Así, en el caso de comunicación, se cuenta con varias salas para entrevistas, espacios habilitados para el trabajo, una carpa exterior…

Asimismo, al tratarse de un evento exclusivo en el que la prensa no siempre puede acceder a sala, es muy importante trabajar en la relación con los medios y responder de manera casi inmediata a todas sus peticiones, así como cederles material (notas de prensa, vídeos, cortes de voz y fotografías), para agilizar y facilitar su trabajo.

FICHA TÉCNICA:

Agencia responsable: Solsona Comunicación
Cliente: Grupo Hotusa (Foro La Toja)
Fecha de realización de la campaña: Junio-octubre 2021
Equipo de la agencia: Albert Salvador, Carme de Armengol, Sílvia Fontserè, Nuria Molina, David Jané
Contacto del cliente: Marina López

AGENCIA RESPONSABLE DE LA CAMPAÑA:

Solsona Comunicación es la agencia responsable de esta campaña. Para saber más sobre ella, visita su ficha en la Guía de la Comunicación


ESPECIAL LAS MEJORES CAMPAÑAS DE COMUNICACIÓN DE 2021 (COMPLETO)