REDACCIÓN Domingo 15 de mayo de 2011
El mercado de eventos se caracteriza por su gran atomización. Existen una gran cantidad de empresas dedicadas a esta modalidad de comunicación. ¿En qué debemos fijarnos a la hora de seleccionar a una agencia u otra?
Según nos señalan los profesionales del sector consultados, en líneas generales, la organización y diseño del evento suele correr a cargo de dos tipos de empresas. Por un lado, están las propias agencias de relaciones públicas o de publicidad que abordan el evento como una acción más dentro de la estrategia de comunicación del cliente. En algunos casos, estas agencias cuentan con departamentos específicos de eventos. En segundo lugar, están las empresas especializadas en la organización de eventos.
En ambos casos, la empresa que diseña, planifica y ejecuta el evento se encarga, posteriormente, de subcontratar a los distintos proveedores necesarios: azafatas, catering, tecnología, emplazamientos físicos, modelos, conferenciantes, animación… Un fenómeno que se está produciendo en los últimos tiempos es que algunos de estos proveedores se aventuran a dar el salto y convertirse en empresas organizadoras de eventos.
TRES POSIBILIDADES
El cliente, por lo tanto, se encuentra con distintas posibilidades a la hora de poner en marcha el evento: que sea su propio departamento de comunicación o marketing quien lo diseñe y ejecute, contratando directamente a los proveedores necesarios (azafatas, catering, etc.); asignarle la misión a su agencia de relaciones públicas o publicidad, o contratar directamente a una empresa organizadora de eventos.
Lógicamente la decisión está condicionada por la complejidad del evento. Si éste es sencillo, puede ser el departamento de comunicación o la agencia de relaciones públicas/publicidad quien lo asuma. Pero si se trata de un acto de envergadura, lo habitual es encargarlo a las empresas especializadas (agencias de relaciones públicas con división de eventos, o empresas organizadoras de eventos) que cuentan con profesionales cualificados, experiencia y conocimiento de los mejores proveedores.
CUIDADO POR EL INTRUSISMO
Contratar el servicio con una empresa realmente profesional es una decisión clave, sobre todo en un sector que, como indican muchos profesionales, está excesivamente atomizado por la falta de profesionalización del mercado. Son muchas las empresas que se presentan como de ‘eventos’ sin la estructura ni conocimientos para dar servicio con todas las garantías.
En la mayoría de los casos el cliente busca un gestor integral de eventos, alguien que se ocupe de todos los detalles del mismo. Son muy pocas las empresas que contactan directamente con proveedores de distintos servicios: catering, azafatas, medios audiovisuales….
Pero lo cierto es contratar directamente con los distintos proveedores tiene una ventaja principal para el cliente: la disminución de costes. Sin embargo, la contratación de un gestor integral facilita el trabajo de la empresa contratante y, a su vez, asegura que el evento tenga sentido en su conjunto: diseño de la cartelería, decoración del escenario, orden de las intervenciones, uniforme de las azafatas, elección del menú, regalo corporativo…
CAPACIDAD PARA SOLUCIONAR PROBLEMAS
Es un factor clave a la hora de seleccionar una empresa organizadora de eventos es analizar su capacidad para solucionar problemas. Un problema habitual es la mala planificación de los timings. Esto produce que se cuente con escaso tiempo de preparación de la producción y que se juegue siempre al límite. Otro problema es que los clientes se dejan llevar por su pasión y piensan más en cómo les gustaría a ellos que fuese un evento en lugar de cómo les gustaría al consumidor. Una buen agencia debe buscar siempre esto último.
LAS FASES DEL EVENTO
En líneas generales, casi siempre se dan las siguientes fases en la relación entre cliente y organizadora de eventos:
- El cliente contacta con la empresa organizadora para solicitar una acción. La empresa debe generar en el cliente una sensación de seguridad de que se van a poner todos los medios para que el evento sea un éxito. Para ello, es necesario conocer en profundidad los objetivos del cliente. Es fundamental tener un contacto previo para obtener todos los datos necesarios para ofrecerle una propuesta. Este paso es importante porque de él depende que la oferta sea lo más adecuada posible a sus necesidades. También es importante orientar al cliente basándonos en la experiencia: ofrecer los servicios que la empresa tiene la seguridad de poder llevar a cabo, no ofrecer cosas que se escapan de su capacidad.
- Preparativos. A partir de la aprobación de la propuesta, se establece una nueva relación en la que el cliente tiene que estar “tranquilo” e “informado”.
- Ejecución. A la hora de realizar el evento pueden producirse eventualidades. En este caso, resulta conveniente informar antes de ser “avisados”, es decir, el cliente debe conocer lo que ha pasado y, a la vez, la solución que se le ofrece. Aunque no es habitual que se produzcan incidencias importantes (pequeñas eventualidades sí, pero se resuelven casi antes de que se produzcan), cuando ocurren deben resolverse inmediatamente (capacidad de respuesta) de forma que el cliente no vea un problema sino una solución.
- Tras el evento. Una vez finalizado el evento, la empresa organizadora y el cliente deben analizar los resultados. Además debe intentar mantenerse el contacto ofreciendo nuevas ideas para futuros proyectos.
