sábado, julio 2, 2022

10 recomendaciones para organizar un evento sostenible

ARTÍCULO DE LAURA ALONSO (IMPACT HUB MADRID) / ¿Es posible organizar un evento y conseguir que cumpla con los aspectos que más nos preocupan en cuanto a sostenibilidad? La respuesta es sí, pero no solo a nivel medioambiental, sino de impacto social, tanto en la comunidad como en el entorno.

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Por Laura Alonso, Manager de Eventos de Impact Hub Madrid / 20 de junio de 2022

Los eventos sostenibles surgen para alinear el compromiso de las empresas con el desarrollo sostenible a toda su actividad, lo que les permite ser coherentes, con lo que dicen y con lo que hacen, pero también con la demanda de la sociedad que cada vez quiere empresas más comprometidas con el entorno. Así, elegir un espacio alineado con la sostenibilidad para celebrar los eventos define unos valores corporativos y ayuda a minimizar riesgos reputacionales.

Desde hace más de una década en Impact Hub Madrid ayudamos empresas y organizaciones a celebrar sus eventos, y nos gustaría compartir una serie de claves para hacer de estos encuentros un ejemplo de respeto por el entorno:

1) Cero impacto medioambiental

Para minimizar el impacto medioambiental es necesario decantarse por un espacio con electricidad 100% renovables. Además, siempre que se pueda es recomendable celebrar los eventos durante el día y a poder ser en un espacio que cuente con buena iluminación natural y ventanas amplias para reducir al máximo el consumo eléctrico.

2) Compensación de emisiones

En algunas ocasiones los espacios seleccionados no son neutros en emisiones o no cuentan con energía 100% renovable. Por eso existe la posibilidad de compensar las emisiones de CO2 que se generen con el propio desarrollo del evento, así como con los desplazamientos de los asistentes, ya sean en la propia ciudad en transporte público o vehículo privado o porque se tengan que desplazar de otra ciudad o país en tren o en avión. Existen diferentes programas de compensación de emisiones como Cero CO2 de la Fundación Ecodes, que permiten calcular la huella de carbono de cualquier actividad, reducirla y compensar las emisiones que no se han podido evitar.

3) Residuos cero

Los eventos suelen traer asociados la generación de residuos. Por eso necesario minimizarlos:

  • Controlando el número de asistentes para evitar el desperdicio y la producción de sobrantes innecesarios.
  • Eligiendo elementos reutilizables o reciclables (platos, vasos, cubiertos, bolígrafos, otros productos promocionales), de papel o fabricados con materiales biodegradables como patata o maíz.
  • Recuperando estos productos de eventos anteriores o guardándolos para eventos próximos. Si ya no los vas a poder utilizar, recíclalos convenientemente o dónalos si están en buen estado.

4) Entorno

Cuando prepares un evento es fundamental contar con proveedores responsables. Tanto a la hora de seleccionar el espacio para que sea sostenible e integre el impacto medioambiental y social, pero también con el catering que pueda ofrecer productos de temporada, locales, propios de la zona, ecológicos y de comercio justo. Colaborar con el barrio en el que tenga lugar el evento es una manera de involucrarse con el entorno y de apoyar a los negocios de proximidad. También se puede seleccionar a proveedores que integren el impacto en su cadena de valor para decorar el espacio o para comprarles los materiales que se vayan a usar o entregar.

5) Impacto social

Los eventos no solo tienen que tener en cuenta las cuestiones ambientales, sino las sociales. Por eso, siempre que sea posible se podría colaborar con ONG o centros especiales de empleo en la contratación del catering o en el personal de apoyo para el evento para la recepción o su desarrollo, que normalmente tienen un triple impacto social, medioambiental y económico, integrando a las personas en riesgo de exclusión social.

6) Accesibilidad

Busca espacios que sean 100% accesibles para todas las personas, pero además de la accesibilidad física cada vez hay más eventos que incluyen un servicio de traducción simultánea a lenguaje de signos o subtítulos, facilitando el seguimiento del encuentro a personas con discapacidad auditiva.

7) Igualdad

Cuando vayas a preparar el programa del evento es recomendable que exista la mayor paridad posible entre hombres y mujeres para equilibrar las mesas tanto de los ponentes como de los moderadores. Del mismo modo que se pueda visibilizar otros aspectos que fomente la inclusión social.

8) Comunicación

La máxima de que lo que no se comunica no existe es trasladable a los eventos. Es necesario comunicar tanto interna como externamente el compromiso como empresa con el impacto medioambiental como social, que puede ayudar a inspirar a otras organizaciones, clientes o personal para que en el futuro organicen un evento sostenible.

9) Networking

Los eventos que tienen en cuenta el impacto social y medioambiental contribuyen a mejorar las relaciones públicas de la empresa organizadora, tanto con el público que acude como con la comunidad local y el entorno en el que se celebra el encuentro y puede ayudar a abrir nuevas oportunidades de negocio.

10) Impacto positivo

Porque todos ganamos con la celebración de eventos sostenibles, los organizadores, el entorno, los proveedores y el planeta.

En definitiva, es posible mantener una línea activa en la estrategia de organización de eventos y al mismo tiempo ser una empresa responsable y comprometida con el desarrollo sostenible.


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