lunes, septiembre 20, 2021

Briefing para preparar un encuentro con un periodista

SELECCIÓN DE LOS MEJORES POST DE COMUNICACIÓN / Carlos Balaguer publica en el blog de Agencia comma un interesante post del que ofrecemos aquí un extracto.

Por Redacción, 9 de julio de 2021

Los encuentros con periodistas deben estar conveniente preparados, tanto si es en un contacto para publicar un contenido en el medio para el que trabaja como si sólo se trata de un contacto de conocimiento personal o de exploración de cara a colaboraciones futuras. Por ello es esencial la preparación de un buen briefing para que el encuentro sea provechoso para ambas partes.

Lo primero, según Carlos Balaguer, es aportar al periodista todas las claves para preparar una desarrollar una buena entrevista. Debemos asegurarnos de que «el periodista o periodistas tienen el contexto, la información (dossier de prensa de la compañía, bio. del entrevistado, datos sectoriales, etc.) y las herramientas necesarias para prepararse de la mejor forma posible su parte».

Respecto al briefing con que el debe prepararse quien acude a un encuentro con un periodista, Balaguer aporta las siguientes claves:

Objetivos del encuentro

«Debe haber un propósito. A veces hemos escuchado de algún cliente: “quiero hacer una entrevista en tal medio este mes”. Pero ¿para qué? ¿por qué? ¿con qué objetivo? ¿con qué mensajes? ¿tenemos realmente algo noticioso que contar? Debemos cuestionarnos todo. Y si no hay un objetivo claro nuestra misión sí estará clara: desaconsejar la acción (…) El objetivo de un encuentro con medios no tiene que ser siempre el de publicar. En muchas ocasiones, el objetivo puede ser el de que conozcan al portavoz, le pongan cara y le identifiquen como voz autorizada en su materia (…)».

Perfil del periodista

«(…) Lo primero será indicar qué rol representa dentro del medio de comunicación para el que trabaja: a cargo de qué sección está y qué temas cubre. Importante también, poder referenciar con ejemplos y enlaces algunos de sus últimos artículos publicados, preferiblemente los que tengan relación con el sector de nuestro cliente o con la temática a tratar en el encuentro. Por supuesto, si en el pasado escribiera algún tema relacionado con nuestra empresa (la de nuestro cliente, lógicamente), es importante analizarlo e incluir algunas conclusiones o aspectos de mejora, que siempre los hay, para esta nueva cita. Además de los temas sobre los que escribe es interesante si podemos dar algunas pinceladas sobre su personalidad, el tono de sus artículos, por dónde creemos que puede indagar, etc (…)»

Perfil del medio

«(…) Si vamos a abordar un tema que pueda tener connotaciones políticas, posiblemente el ángulo o el tratamiento de la información no sea exactamente el mismo en OK Diario que en El Diario.es. Por ello es importante que también incluyamos información básica sobre el medio con el que nos vamos a reunir: a qué público se dirige, cuál es su audiencia, tirada, difusión, línea editorial, qué tipo de medio es (generalista, TV, radio, etc.), qué información cubre (económica, política, etc.) o si se trata de un medio que está especializado en información del sector de nuestro cliente (…)».

Mensajes clave

«(…) Lo ideal puede estar entre 3 ó 4 ideas fuerza, muy claras –estructura básica de sujeto + verbo + predicado- que nuestro cliente debe interiorizar para repetir siempre que pueda a lo largo del encuentro. Si no hablamos de un encuentro off the record sino de una entrevista o comparecencia ante los medios, nuestro mensaje principal siempre debe ir orientado a esa frase que recoja el ‘titular’ que nos gustaría ver publicado en la pieza que salga del encuentro (…)».

Q&A específico

«(…) Nuestro briefing debe recoger un Q&A tentativo e hipotético que contemple aquellas preguntas que entendamos nos pueden hacer (por el momento que vive la compañía, el contexto actual, etc.) y de nuestra capacidad para anticipar esas preguntas y prepararlas previamente dependerá evitar que nos llevemos una sorpresa ‘desagradable’ cuando veamos la pieza publicada tras el encuentro».

Recomendaciones y pautas de respuesta

«Siempre debemos incluir una serie de recomendaciones, pautas de respuesta o claves de comunicación efectiva para portavoces, que permitan al portavoz ganar confianza y seguridad antes de sentarse ante un micrófono o grabadora. Si nunca antes se ha enfrentado ante una situación como ésta, es recomendable realizar previamente un media training que incluya una serie de acciones simuladas que le permitan ponerse en situación y hacerse a la idea de a qué se puede enfrentar».

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