Seguimos con las entrevistas con responsables de agencias de comunicación, que nos cuentan cómo les está afectando la crisis del coronavirus y cómo reaccionan ante la misma. Hablamos hoy con Irene Aguilar, CEO de Bacana Communications, que nos cuenta cómo están reaccionando a esta difícil situación.
Por Redacción, 13 de abril de 2020
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¿Qué medidas estáis aplicando en cuanto a la organización interna de la agencia? (empleados, tareas, coordinación…)
Hace un año pusimos en marcha la digitalización total de la empresa con ordenadores portátiles disponibles para todo el equipo y pasamos a trabajar en la nube en todos los procesos: bases de datos, documentación, planificación y mensajería interna. Todas estas herramientas las utilizamos incluso estando todos en la agencia. Gracias a estas medidas, el teletrabajo ha funcionado de manera excepcional, ha sido bastante fácil el aplicarlo 100% en esta nueva situación. De forma rutinaria, hacemos reuniones por equipos y por clientes. La situación cambia tanto día a día, que siempre estamos haciendo adaptaciones y nuevas propuestas. De esa misma forma trabajamos con Bacana Portugal.
¿Cómo está afectando la situación a la relación con vuestros clientes?
Cuando vimos las medidas de confinamiento que se estaban llevando a cabo en Italia y en China, nos adelantamos a rediseñar la estrategia de comunicación de cada uno de los clientes. Han sido muchas las reuniones que hemos tenido con cada uno de ellos para organizar nuevos calendarios de comunicación. En esta situación, la agilidad y previsión son claves.
Es un momento en que tenemos que ser generosos y tender la mano a nuestros clientes. No hemos dudado en poner los contratos a su disposición y dar total flexibilidad de continuidad, para ayudarles a tomar sus propias decisiones sin tener en cuenta el coste que tendría cancelar un contrato. La realidad es que tan solo el 15% ha preferido detener la comunicación durante dos meses, pero ninguno ha cancelado el contrato. Para el 85% restante, estamos comunicando más que nunca, adaptando los mensajes a esta situación excepcional.
Los periodistas siguen trabajando, los medios de comunicación nos están ofreciendo de forma rigurosa la información más fidedigna y las redes sociales son más activas que nunca. Este es el momento de trasladar la verdadera filosofía de cada empresa y su inquietud social.
Es muy interesante el papel que están jugando las distintas asociaciones empresariales dando apoyo a sus miembros, y es nuestra labor estar atentos a nuevas oportunidades y colaborar con ellos en todo lo que esté a nuestro alcance.
En todo caso, el tiempo pasa volando y pronto estaremos haciendo vida normal, nosotros ya estamos planificando la vuelta paulatina al estilo de vida que llevaremos, teniendo en cuenta distintos escenarios y ajustando los mensajes a la audiencia y sus necesidades.
Respecto a las acciones, ¿se están anulando campañas? ¿Se están reenfocando las campañas que estaban planificadas?
Nuestra actividad está basada en dos áreas: la comunicación, que incluye las redes sociales y la estrategia digital, y los eventos. Obviamente la parte de los eventos, entendidos como hasta ahora, se ha parado, pero hemos puesto en marcha otras opciones como acciones solidarias, eventos digitales, y seminarios online. Es una manera de mantener nuestra hospitalidad digital.
Hemos tenido que replantear todas las planificaciones y considerar distintos escenarios. Ahora lo que hacemos es adaptar los calendarios a los acontecimientos de cada día. Muchos de los lanzamientos de producto que teníamos previstos comunicar a finales de marzo y abril los hemos retrasado.
¿Quieres comentar alguna otra cuestión?
Sorprendentemente seguimos haciendo propuestas a nuevos clientes, adaptadas a la realidad actual, creemos que nuestra actividad tiene que seguir en marcha, los medios necesitan que les aportemos noticias y contenidos y las marcas tienen que seguir comunicando para mantener la actualidad.
Quiero agradecer a todo nuestro equipo su nivel de implicación, creatividad y seguimiento de cada una de las acciones puestas en marcha. Tanto su profesionalidad como su actitud y dedicación a los clientes está siendo excepcional.
Si quieres contar cómo está abordando tu agencia la crisis del coronavirus, escribe a lola@topcomunicacion.com
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