domingo, agosto 1, 2021

Un ejemplo de adaptación rápida y exitosa al universo del evento virtual, contada en primera persona

Las agencias han realizado en el último año una rápida adaptación al mundo digital para adaptar su oferta de servicios a la nueva realidad. Hablamos con los profesionales de (SOMOS) Firm, que nos cuentan su experiencia y analizan las claves y aprendizajes de su exitosa adaptación al universo del evento virtual.

Por Redacción, 13 de abril de 2021

El inaudito 2020 ha puesto a prueba la capacidad de resiliencia y adaptabilidad de todos y en este aún incierto 2021, las estructuras empresariales, formas de trabajo, dinámicas, objetivos y resultados siguen en el camino de esta insólita revolución del sector. En medio de toda esta incertidumbre se comunicó el nacimiento de (SOMOS) Firm, como fusión de tres grandes referentes del sector eventos (EDT EVENTOS, UNIT ELEMENTS y EFÍMERO), apostando por la suma de fuerzas para afrontar la recuperación.

La capacidad de adaptación y reacción de los equipos logró que (SOMOS) Firm cerrase el pasado año realizando un total de 154 eventos digitales, lo que convierte a la agencia en líder de esta nueva tipología de eventos, según explican en la agencia.

¿Cómo ha afrontado el cambio?

Según comenta Luisa Gonzalez, Directora de Cuentas y Servicios al Cliente de (SOMOS) Firm, «el reto principal ha sido ofrecer los proyectos al cliente y transmitirles la confianza de que podíamos aportarles la misma seguridad en este tipo de eventos que en los eventos presenciales. Hemos tenido que evolucionar los procesos mano a mano con nuestra empresa de audiovisuales, empaparnos de todo el conocimiento de nuestro equipo técnico y apoyarnos también en nuestro departamento de comunicación digital”.

Del presencial a virtual. Principales diferencias

Aunque la transformación digital de eventos ya se había iniciado mucho antes de la pandemia, fueron las restricciones impuestas las que obligaron al sector a acelerar los procesos de manera asombrosa y establecer un nuevo orden de prioridades. “En un evento digital se orienta la labor de producción a los contenidos y regiduría y se pierde al productor escenográfico y de decoración, porque están primando otro tipo de formatos más televisivos. Ahora lo básico es que la tecnología no falle”, comenta Luisa González.

En palabras de Laia Pujol, Account Director en (SOMOS) Firm, “hemos tenido que aprender y formarnos mucho más a nivel técnico: conexiones, streaming, mundo web… y esto también implica un mundo nuevo a nivel seguridad, protección de datos de las empresas, compliance… Todo esto ya formaba parte en los eventos presenciales, pero ahora que tenemos toda la información online, es todavía más importante toda esta parte”.

«Al principio fue un poco caótico, pero al segundo o tercer evento ya tenías formada mentalmente una estructura nueva de los puntos importantes dentro de un evento online. El diseño de esa landing de emisión ha cobrado por ejemplo enorme importancia, es la herramienta que el público va a emplear para verlo todo y debe ser intuitiva, sencilla y de fácil manejo”, añade Susana Ruiz, Account Manager.

Y luego está hacer que la audiencia se mantenga interesada e involucrada durante toda la duración del evento, superando el hándicap de que se encuentren frente a una pantalla y la posibilidad de que desconecten o se aburran aumenta. “Crear un potente storytelling se ha hecho necesario que sea capaz de enganchar y retener al usuario, un hilo conductor y dinámicas de interacción a través de las cuales consigamos que el asistente sienta las emociones, las sensaciones y el “efecto wow” que antes le aportaba un evento presencial” comenta el Digital Manager del grupo Rubén López.

¿Qué nos está aportando el evento digital?

Mayor cobertura, aforo sin límites, escalables, posibilidad de replay…El evento híbrido o enteramente virtual ha posibilitado a las marcas y compañías mantener la actividad y descubrir a su vez un mundo de posibilidades en que agencia y cliente ha ido de la mano aprendiendo unidos. Presentaciones de productos o de informes, asambleas y convenciones internas, salidas a Bolsa, reuniones de equipos, encuentros con los medios, actos culturales, jornadas de innovación etc. “No tengo claro que los clientes creyeran en los eventos digitales de primeras, pero dadas las restricciones, no les ha quedado más remedio que adaptarse a la situación y entrar en el mundo virtual. El principal freno inicial era el desconocimiento técnico”, dice Laia Pujol.

Reconocidas firmas comerciales como Danone, Alain Afflelou, L’Oréal Luxe, Coca-Cola, Douglas, Bayer, Movistar o GBFoods, y prestigiosas compañías del sector corporativo como Real Madrid, Soltec, Elewit, Cintra, Cepsa, Tesla, Seat, ElevenPaths, Fundación Endesa, La Liga, Sopra Steria, Wolters Kluwer, Zurich o Securitas Direct han confiado también en (SOMOS) Firm para colaborar en este viaje de descubrimiento y ser parte de la compleja transformación tecnológica que han vivido sus propuestas e iniciativas. Como matiza Laia Pujol, “creo que también ha ayudado el que estamos muy acostumbrados a ver todo este tipo de contenido audiovisual por la TV… estamos aplicando recursos que la televisión lleva usando muchos años”.

“Terminar con las trabas de la movilidad ha sido otro gran avance. Ya no solo es la posibilidad de que los ponentes no necesiten estar físicamente en el evento, es que además hemos conseguido mejorar el impacto e importancia de los mismos al no tener que ceñirnos a desplazamientos y traslados, y dar mayores facilidades de conectividad que en un evento físico”, añade Susana Ruiz.

Otra de las grandes ventajas que ofrece es el posterior análisis exhaustivo de todas las métricas, lo que permite detectar puntos de mejora aplicables a futuros eventos.  “El ámbito digital nos permite medir la trazabilidad del usuario a lo largo de todo el evento, desde la fase pre evento (emailings, registro…), hasta dentro del propio evento (número total de conectados, momentos del evento que han despertado un mayor interés, minuto de oro…) y la fase post evento (qué usuarios se han quedado hasta el final, qué recuerdan del evento, encuestas de satisfacción o un quiz para asentar lo aprendido etc.)”, concluye Rubén López.

Añorando el evento presencial

Aun reafirmándose en el potencial del universo digital, la nostalgia del presencial se impone entre quienes viven y aman los eventos, cuando se piensa en las sensaciones y emociones que provocan los presenciales, tanto a los asistentes, participantes, como sin duda para quienes los crean y organizan. “Como concepto general – comenta Luisa Gonzalez-, el presencial te da un sentir, un disfrute del espectador, un flow del evento inviable en un streaming. La satisfacción no llega a ser la misma y por supuesto tampoco la posibilidad del networking y de vivir experiencias”.

Por su parte, Laia Pujol echa de menos “los asistentes, los listados, vuelos, hoteles, prospecciones, pruebas de menú, viajar, conocer espacios nuevos… en definitiva, el calor humano” y Susana Ruiz finaliza con un sentido: “Deseo que vuelvan esos nervios y esos murmullos antes de apagar las luces y comenzar el directo”.