9 de enero de 2025
Pese a que hemos avanzado mucho en la comunicación en los últimos tiempos, el email sigue siendo una de las herramientas preferentes para mandar información a clientes y/o compañeros de trabajo. Por ende, escribir un correo electrónico adecuado es muy importante para mantener unos lazos profesionales efectivos.
La importancia del tono y la estructura en un email profesional
Uno de los aspectos más importantes de un buen email profesional es transmitir el mensaje de forma clara y respetuosa. El tono debe ser entre semiformal y formal, evitando el abuso del lenguaje coloquial. Para lograrlo, hay que seguir estos pasos:
- Saludo adecuado: inicia el correo con un saludo personalizado. “Estimado/a [Nombre]”, “Hola [Nombre]”… son formas adecuadas dependiendo del nivel de formalidad necesario.
- Introducción breve: explica quién eres (si es necesario) y el motivo del email al principio. Sé directo, pero cordial. “Mi nombre es ____ _____, me pongo en contacto contigo para…”
- Estructura clara: divide el contenido en párrafos cortos y usa viñetas para listar puntos clave. Esto facilita la lectura e identificar la información más importante.
- Llamada a la acción: indica claramente qué esperas del destinatario, ya sea una respuesta, un documento o una reunión.
- Cierre profesional: terminar un email puede ser una de las partes más complicadas, pero con una frase amable puede bastar.
Otro detalle a tener en cuenta es que, si trabajas en una empresa, sería ideal tener una firma con el logotipo corporativo o enlaces a tu página profesional.
Estos errores te dejarán en mal lugar
Aunque el correo esté bien intencionado, los errores básicos pueden ensuciar el trabajo bien hecho. Evita los siguientes:
- Errores ortográficos: no hay nada que demuestre una falta de aprecio por el trabajo como una falta de ortografía gruesa. Un correo con errores da mala imagen, revisa el texto antes de darle a enviar.
- Asunto poco claro: el asunto es lo primero que ve el receptor. Sé conciso en él, pero tiene que reflejar el propósito del email bien. Un buen asunto aumenta la tasa de apertura y puede hacer que se atienda más rápidamente.
- Uso excesivo de formatos o emojis: los formatos como las negritas o los subrayados pueden ayudar a reflejar las ideas del texto, pero un abuso de ellos tampoco aportará nada. Los emojis, mejor no incluirlos nunca, salvo que sea en un contexto muy informal.
- Enviar sin verificar destinatarios: incluye a las personas correctas y revisa que no estés copiando a alguien que no debería recibir el correo.
- Falta de seguimiento: si no obtienes una respuesta en un tiempo razonable, envía un recordatorio amable. Evita mensajes repetitivos que puedan molestar al destinatario.
- Adjuntos olvidados: si mencionas un archivo adjunto, verifica que lo hayas incluido antes de enviar el email.
Consejos adicionales para destacar en tus correos
Hay otras cosas menos relevantes que puedes hacer para que tus correos profesionales funcionen aún mejor. Por ejemplo, personalizar el mensaje, incluyendo detalles previos que se hayan discutido, puede ser una buena forma de demostrar interés y esfuerzo.
No todos los temas van a ser agradables, y eso puede llevar a un email muy complicado o que pueda generar tensión entre ambas partes. Por eso, es mejor tomar un momento de reflexión antes de responder, escribirlo con calma y asegurándonos de no escalar la tensión y evitar problemas.
