JAIME SÁNCHEZ, COO DE BEON.WORLDWIDE Jueves 30 de noviembre de 2017
La organización de eventos está en constante evolución. Una búsqueda constante de nuevos espacios que aporten innovación y sorprendan a nuestros asistentes. Los cruceros son una localización novedosa, un escenario perfecto para los viajes de incentivo y actividades corporativas.
Un venue innovador y motivador, considerado en la actualidad como una de las alternativas más valoradas por sus clientes. La posibilidad de conocer varios destinos durante el viaje genera a sus asistentes un recuerdo inolvidable que detendrán en sus mentes siempre.
Pero organizar y producir un evento en un crucero lleva detrás una gran carga de trabajo y una organización que requiere de grandes profesionales. La producción es uno de los aspectos más importantes en este tipo de evento. Son producciones que requieren de un tiempo previo para calcular imprevistos y tenerlo todo bajo control. Semanas antes se debe subir a bordo todo el material técnico a las bodegas el barco atracado en el puerto de salida. Todo el material que se suba al barco debe estar declarado en el puerto de partida y volver a declararlo a su vuelta. Es importante calcular cada milímetro de espacio en relación con el cubicaje del material necesario para su realización, aprovechando así al máximo el espacio disponible. La planificación también debe ser minuciosa, ya que un crucero cuenta con espacios muy reducidos aunque parezca todo lo contrario dadas las dimensiones de los barcos.
La logística es una de las tareas más complejas. Los cruceros se caracterizan por la puntualidad de sus pasajeros, por lo tanto, será de vital importancia garantizar la coordinación de llegada de los asistentes. También es importante la coordinación de transfer para trasladar a los asistentes por los diferentes venues destinados a alguna actividad dentro del programa del evento. Actividades y sorpresas que se efectúan a lo largo del viaje, enfocadas al nuevo destino y relacionadas con su cultura y tradición.
Los cruceros están equipados de los últimos avances tecnológicos que deben ser gestionados por profesionales especializados; equipos audiovisuales, proyecciones de alta calidad, Internet de alta velocidad, etc. También disponen de centros de conferencias y reuniones, perfectas para la organización de conferencias, entertainment o realización de espectáculos para amenizar a los asistentes. La cubierta requiere de materiales preparados para exteriores, que con los cambios meteorológicos no se deterioren. Se utilizan pantallas led especiales para exterior en función de la previsión del tiempo, fáciles para su montaje y desmontaje.
Los detalles no pueden faltar, da igual cual sea nuestro venue. Cada detalle marcará la diferencia, por lo tanto, se debe tener presente la personalización del crucero con el logotipo de la marca en su interior. Crear conexión en un espacio de grandes dimensiones en cada uno de sus rincones destinados al evento.
Por último, otro dato a destacar serían los espacios pequeños, que por capacidad y volumen de pasajeros las comidas, cenas, shows y entertainment se realizan en varias sesiones. De esta manera, todos los elementos deberán rearmarse para estar listos como si fuera la primera vez.
La organización de eventos, especialmente en un crucero, requiere un alto grado de experiencia. Los materiales técnicos que se carguen a bordo deben estar estudiados al milímetro, ya que en alta mar no hay cabida para la improvisación.
