REDACCIÓN Jueves 26 de octubre de 2017
El Manual de Buenas Prácticas entre consultora y cliente, elaborado por Adecec y Dircom, recoge en uno de sus apartados una serie de consejos que deben seguir los clientes a la hora de convocar un concurso para elegir agencia.
Una vez que la empresa defina sus necesidades y el tipo de agencia de comunicación que necesita, se debe recurrir al mercado y llevar a cabo la convocatoria de un concurso para seleccionar a su socio ideal. Para ello, a continuación se detallan una serie de aspectos importantes a tener en cuenta:
Número de agencias convocadas. En esta primera fase, el número idóneo debe estar en torno a cinco.
Invitación al concurso: El primer contacto debe hacerse mediante e-mail o carta. En este momento, la empresa deberá informar a las agencias sobre la convocatoria y la persona de contacto a la que remitir su contestación por escrito, en la que acepta la participación al concurso, así como un documento de credenciales que contenga información sobre la misma, su experiencia, clientes, etc. Se comunicará a todos los convocados el listado de agencias participantes.
Lista corta: Una vez haya analizado las credenciales, la empresa seleccionará un número limitado de agencias (idealmente tres) a las que convocará para que presenten su propuesta. Asimismo, deberá informar y agradecer a las consultoras no seleccionadas su disposición para el concurso. Se comunicará a las agencias elegidas las condiciones del proceso, que debe ser remunerado excepto para la que sea finalmente elegida. Todo este proceso se llevará a cabo con total transparencia para los participantes.
Envío del briefing/pliego del concurso: La empresa debe remitir a las tres agencias convocadas el briefing y pliego del concurso donde se recoja: toda la información sobre las actividades a llevar a cabo; las acciones requeridas; los plazos de presentación de la propuesta (mínimo entre tres y cuatro semanas); el presupuesto orientativo; la documentación a presentar por parte de las agencias, y el proceso de resolución, timing y criterios que se seguirán en la adjudicación.
La información facilitada será igual para todos los convocados. En este momento, es importante cerrar reuniones individuales y por separado con las tres agencias para resolver sus dudas. Estos encuentros servirán también como primera toma de contacto para que el cliente pueda evaluar a cada agencia más detenidamente.
PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Y EVALUACIÓN
La empresa deberá cerrar los encuentros con las tres agencias convocadas para la presentación oral de la propuesta en un mismo día. De esta forma, se evitan posibles filtraciones de información. Algunos aspectos importantes a valorar en las mismas son:
- Conocimiento de la empresa y el sector.
- Equipo de trabajo que se responsabilizará del desarrollo y ejecución del plan. En este punto, es importante disponer del currículum de los integrantes, donde quede reflejada su formación y experiencia.
- Tiempo de dedicación de la agencia al proyecto y presupuesto asignado. Es habitual que las agencias cuenten con un tarifario por horas dedicadas cuyo precio irá en función del cargo de la persona responsable y número de horas.
- Comprensión de los objetivos propuestos.
- Estrategia planteada, acciones y medición de resultados.
- Metodología de trabajo y sistema de evaluación del éxito.
- Creatividad y desarrollo de la propuesta
REGISTRO DE LA CAMPAÑA
Para mayor protección de sus derechos, las agencias podrán registrar su propuesta en el Registro que ADECEC tiene habilitado a tal efecto.
RESOLUCIÓN DEL CONCURSO/CONTRATACIÓN DE LA AGENCIA
Una vez seleccionada la agencia, es importante cerrar las condiciones del contrato antes de comunicar los resultados al resto de participantes. La agencia preparará un contrato para su análisis y estudio por ambas partes. De existir el departamento de compras del cliente, tomará parte en este proceso.
Aspectos básicos de la relación:
- Partes contratantes
- Objeto de la contratación
- Titular de la propuesta (la agencia es propietaria de forma indefinida de la propuesta, si no compran el programa)
- Equipo que desarrollará el servicio (nombrando posiciones, nunca nominales)
- Alcance de la propuesta (limites al acuerdo, enunciativos y limitativos)
- Actividades generales (servicios, honorarios que incluye, gastos y gastos suplidos si aplican)
- Actividades específicas (presupuesto aparte)
- Fecha de inicio y fin del contrato
- Forma de facturación y pago
- Política de conflictos y, en su caso, la remuneración por exclusividad.
- Remuneración: honorarios fijos, variables, por proyecto….
- Protección de datos. (LOPD)
- Direcciones para notificaciones
- Fuero aplicable
- Confidencialidad por ambas partes
LOS SIGUIENTES PASOS
1. Una vez formalizado el contrato con la agencia seleccionada, la empresa deberá comunicar este hecho a las consultoras que no hayan resultado ganadoras, así como los motivos por los que no han resultado escogidas. Deberá formalizarse de forma telefónica, aunque también debe formalizarse por carta o mail, agradeciendo el esfuerzo y remitiéndoles la propuesta entregada.
2. Se remunerará a las dos agencias por su participación en el concurso (cuantía de esa remuneración indicada desde el inicio del proceso) y se devolverán sus propuestas. En el caso de que el cliente quiera llevar a efecto alguna idea o propuesta concreta de alguna de las agencias descartadas, deberá negociar con ésta las condiciones correspondientes a su desarrollo.
3. A partir de este momento, la empresa deberá definir con la agencia seleccionada la metodología de trabajo a seguir para el desarrollo e implementación de la propuesta.
