ARTÍCULO DE NOELIA JIMÉNEZ (REDACTORA.NET) / Tanto interno como externo, online como offline, un plan de comunicación empresarial es necesario en cualquier negocio que desee tener visibilidad y dar a conocer qué es lo que hace una empresa o cómo ayuda a sus clientes.
Por Noelia Jiménez, fundadora de Redactora.net / 26 de enero de 2023
Democratizar la comunicación. Ese fue el objetivo que me fijé cuando en 2014 abrí las puertas de mi negocio.
¿La razón? Llevaba 11 años viendo cómo pequeños y medianos negocios perdían dinero por no saber invertir bien en las herramientas necesarias para que sus negocios comunicaran de manera eficiente.
Existen miles de herramientas de comunicación hoy en día. Sin embargo, la básica, la que todo negocio debería tener y una de las grandes olvidadas, es el plan de comunicación.
Una herramienta que nos va a servir de guía para lograr los objetivos de la empresa en los que la comunicación está implicada, como son la visibilidad y posicionamiento en la mente de nuestros clientes y, por tanto, en el mercado.
Pero, ¿es el plan de comunicación una herramienta exclusiva para las grandes empresas?
No, el plan de comunicación es apto para todo tipo de negocios, pero su extensión, así como el número y tipo de tareas que en él incluyamos, variarán en función del tamaño de nuestro negocio.
¿Qué es un plan de comunicación?
Un plan de comunicación empresarial es un documento en el que se recogen todos los objetivos de comunicación de la empresa. Los mismos van asociados, a su vez, a conseguir los objetivos generales del negocio.
Todas las estrategias y tareas que se recogen en un plan de comunicación están relacionadas con mejorar la visibilidad del negocio y hacerlo de una manera estratégica (es decir, estar en el lugar que queremos estar para obtener un beneficio concreto), así como con posicionar mejor nuestra marca.
Estrategias que cualquier negocio, independientemente de su tamaño, debería de perseguir. Por eso, tanto si tienes un negocio basado en tu marca personal, como si tienes una PYME o una gran empresa, siempre deberías tener un plan de comunicación adaptado a las características de tu negocio.
Tipos de planes de comunicación
En un negocio siempre debería de haber un plan de comunicación general y, después, de él pueden colgar planes de comunicación orientados a conseguir objetivos muy concretos. Por ejemplo, del plan de comunicación general colgará otro plan de comunicación para promocionar un tipo de producto o servicio concreto.
Además, existen los siguientes tipos de planes de comunicación:
1) Plan de comunicación Interna
Es decir, aquel cuyos objetivos están enfocados a dar a conocer a los trabajadores qué es lo que está haciendo la empresa, así como cuáles son los productos y servicios que vende y, por supuesto, en el que están incluidos la misión, visión y valores de la empresa.
El beneficio principal del plan de comunicación interna es lograr que los trabajadores no se sientan excluidos, formen parte de los procesos que realiza la empresa y sean embajadores de marca, porque no hay mejor publicidad que la que te puedan hacer tus propios trabajadores.
En este plan de comunicación, además del departamento de comunicación y marketing, también intervienen (o deberían) el departamento de recursos humanos, así como la propia dirección.
A la hora de difundirlo, este tiene que llegar a todos los departamentos de la empresa (o trabajadores, en caso de que no haya departamentos) y podrán ser los responsables de cada área los que lo difundan, o el responsable de comunicación.
En cualquier caso, este último será el que se asegure que el comunicado ha llegado a todos los trabajadores.
Y sí, si tienes una empresa pequeña con dos o más trabajadores, también deberías tener un plan de comunicación interna en el que, al menos, exista una herramienta a la que todas las personas tengan acceso y estén enteradas de todo lo que se hace.
De esta manera, e independientemente del tamaño de tu negocio, reducirás los rumores y falsas creencias, fomentando el apego por la empresa.
2) Plan de comunicación externa
Es el tipo de plan de comunicación más conocido y el que sirve para dar a conocer todo lo que la empresa está haciendo para sus clientes y cómo esos servicios o productos les pueden ayudar.
En ocasiones, también se emplean para transmitir los valores de la empresa y cómo estos se traducen en el día a día de la misma, pero no suele ser lo más habitual.
Además, dentro del plan de comunicación externa, también se incluye el plan de medios, que se centra, tal y como indica su nombre, en elegir los mejores medios y mensajes para cada uno de ellos.
Dentro del plan de comunicación y del plan de medios encontramos:
- Plan de comunicación online: porque todos los mensajes se difundirán a través de herramientas y acciones digitales. Por ejemplo, una charla online a través de Zoom.
- Plan de comunicación offline: porque todas las acciones y herramientas que se utilicen serán en el mencionado entorno. Por ejemplo, un congreso presencial en un hotel.
Ambos incluyen:
- Objetivos de la empresa
- Qué quieres conseguir con el plan de comunicación
- A quién te vas a dirigir
- Qué le vas a contar
- Con qué objetivo
- En qué tiempo (calendario): incluye ejecución y revisión
- Con qué herramientas
- Teniendo en cuenta un presupuesto determinado
Beneficios del plan de comunicación para tu negocio
Si tienes una empresa pequeña o mediana, todo lo que te he contado hasta el momento lo puedes adaptar. ¿Va a ser igual que si tuvieras una empresa grande? No, pero en la base te va a servir para lo mismo y ese es el objetivo.
Teniendo esto en cuenta, los principales beneficios de un plan de comunicación son los siguientes:
- Plan de comunicación interna:
- Tus trabajadores se sienten más integrados e implicados en la empresa;
- Se reducen los falsos rumores;
- Tus trabajadores hablan con conocimiento de causa de los productos y servicios.
- Plan de comunicación externa:
- Tu empresa es más visible;
- Comunicas de manera coherente;
- Consigues tus objetivos fijados;
- En caso de que haya errores, puedes medir qué es lo que está fallando y modificarlo;
- Los clientes te sienten más cercano y esto genera más confianza.
En resumen: tener un plan de comunicación para tu negocio es la mejor inversión de tiempo y/o dinero que puedes hacer para comunicar de manera coherente y conseguir tus objetivos de comunicación y, por ende, ayudar a lograr los generales de la empresa.
