lunes, junio 1, 2020

¿Sabes cómo organizar un evento virtual? Seis técnicas para hacerlo con éxito

Ante la crisis del coronavirus, el sector de los eventos ha sido, sin duda, uno de los más afectados. Es por eso que los eventos virtuales se han convertido en el recurso esencial para los organizadores de eventos, que han decidido seguir adelante con sus proyectos mediante este formato digital.

ARTÍCULO DE LAURA GALOPA, CONSULTORA DE MEETMAPS/15 DE MAYO DE 2020

En un primer momento el sector se paralizó completamente. Poco a poco los organizadores han pasado a la acción y han encontrado en plataformas como Meetmaps, la solución para no cancelar los eventos.

Al igual que un evento en persona, los eventos virtuales se benefician del uso de una plataforma de tecnología de eventos, más allá de un webinar, que ayuda a promocionar, ejecutar y administrar el evento.

A continuación vamos a compartir algunos consejos que te ayudarán a gestionar y realizar un evento virtual de éxito.

1. Estructura bien el contenido y mantén la atención de los asistentes durante el evento.

Es básico que el contenido del evento esté bien organizado, ya sea por horas o por días, ya que si el contenido es dens, puede dificultar la atención de los asistentes. Es por eso que se debe transmitir interacción y dinamismo durante toda la jornada. Es recomendable utilizar trucos para interaccionar con el público, ya que el hecho de teletrabajar dificulta que los asistentes estén al 100% atentos a lo que se les presenta.

Con algunas herramientas para eventos virtuales puedes incluso realizar Q&A, votaciones en directo, o pedir a los asistentes que usen la ventana de chat para escribir sus respuestas. Recuerda que toda la información que recibas de los usuarios es sumamente valiosa y te ayudará a preparar o perfeccionar tu estrategia empresarial de cara al futuro.

2. Elige una plataforma que te ayude a organizar un evento virtual completo. Que te permita gestionar cada etapa de tu evento (antes, durantes y después).

Organizar un evento virtual implica seguir una estrategia trabajada para no dejar escapar ni un detalle, y ofrecer a los asistentes una experiencia única que querrán repetir. Debemos cuidar cada etapa del evento, tanto para promocionarlo, como para que el directo salga bien y los asistentes se queden con una buena sensación. Te recomendamos que lo hagas desde una plataforma que incluya todas las herramientas que vas a necesitar:

Antes del evento te aconsejamos crear un sitio web promocional para crear interés a los asistentes y atraerlos para que se registren en el evento. También puedes añadir un registro online que permitirá a los usuarios interesados inscribirse al evento. El envío de campañas de email también puede ser un sistema que te ayude a impulsar el conocimiento y a mantener informados a los asistentes.

Una de las opciones más importantes que debe ofrecer la plataforma que escojas para realizar tu evento virtual es un entorno online al que los asistentes puedan acceder mediante login y ver las sesiones en streaming. Sobre todo asegúrate que sea accesible en formato web y móvil.

Por ejemplo, Meetmaps como solución all-in-one para eventos virtuales y físicos, incluye todas estas opciones.

3. Ofrece funcionalidades virtuales, como si de un evento físico se tratara. Genera networking y talleres digitales entre los usuarios del evento.

Como en todos los eventos es fundamental generar relaciones y conexiones entre asistentes. Es por eso que un buen evento virtual ofrecerá opciones de networking virtuales, ya sea a través de Reuniones 1to1 virtuales, chats privados entre asistentes, o salas virtuales para crear mesas redondas de debates de entre 10 y 12 personas a través de videoconferencias grupales.

4. Da acceso al evento antes de que se celebre para generar interés a los asistentes y puedan comunicarse entre sí.

Algunos de los puntos más interesantes a cubrir antes de un evento son informar, crear conexiones e implicar a los asistentes.

Gestionar un espacio digital en el que los usuarios puedan encontrar toda la información relacionada a tu evento generará interés y los asistentes empezarán a comunIcarse entre sí. Algún ejemplo sería crear un espacio de bienvenida con una pequeña descripción, la cuenta atrás, la agenda organizada, la lista de asistentes, los presentadores, sponsors, etc.

A nivel informativo, las notificaciones push harán que los usuarios estén al corriente de las últimas novedades, y a nivel de engagement, los Quiz pueden generar excelentes oportunidades de conversación. Igual que en un evento físico, el recorrido digital del evento empieza descargándote una app.

5. Crea una experiencia audiovisual de calidad y pon en manos de profesionales tu emisión en directo para conseguir un evento virtual en formato televisivo.

Para que tu evento no sufra ningún imprevisto en el directo, puedes contactar con empresas especializadas en producciones interactivas y soluciones técnicas audiovisuales, para que puedan diseñar tu emisión en streaming 100% segura tanto pública como privada, con múltiples formatos y opciones, antes y durante el evento.

Una experiencia audiovisual de calidad dice mucho de ti, y si ofreces unos resultados en un formato televisivo, generarás mucha más conexión con el público.

6. Cuenta con un moderador para que el evento virtual sea dinámico y tenga un buen ritmo durante toda la jornada.

En un evento virtual es imprescindible que los usuarios no pierdan el hilo de los que está pasando. Es por eso que contar con un moderador que dirija el evento y sea capaz de improvisar y resolver cualquier imprevisto en directo, le aportará profesionalidad al evento.

El moderador será el responsable de presentar el acontecimiento y las distintas actividades de la sesión, introducir al ponente, gestionar las preguntas del público, las votaciones en directo, etc.

Conclusión

Ante esta situación podemos aprovechar todas las ventajas que la tecnología nos brinda mediante eventos virtuales para seguir conectados y confiar que en un tiempo podremos volver a celebrar eventos físicos, pero por el momento, os invitamos a organizar y celebrar eventos exitosos digitales.

Si estos consejos han te han resultado útiles y crees que el evento virtual puede ser una alternativa, en Meetmaps estaremos encantados de explicarte todas las opciones que ofrece nuestra plataforma de gestión de eventos.