sábado, octubre 24, 2020

Planificación, tecnología y humanidad: las claves de un teletrabajo en común exitoso

Los datos del Instituto Nacional de Estadística (INE) muestran que solo el 4,3% de los ocupados en España teletrabaja desde su domicilio más de la mitad de los días. Se trata de un dato por debajo del de países punteros como Países Bajos (14%) o Finlandia (13,3%), pero no muy lejano del resto de Europa (Francia 6,6%; Alemania, 5%). Sin embargo, la crisis del coronavirus traerá consigo, entre otros muchos, un cambio estructural en la forma en que las compañías del país abordan esta modalidad profesional.

Redacción 16/03/2020

Uno de los aspectos que plantea mayores retos a la hora de conseguir éxito en el trabajo en remoto es la organización de reuniones, fundamentales en cualquier compañía cuando es necesaria la resolución de problemas complejos o llevar a cabo discusiones de importancia. Así, en el teletrabajo, forzado o no, la continuidad del negocio se ve reforzada cuando se tienen en cuenta una serie de consideraciones referentes a la planificación, la tecnología y la facilitación de los encuentros virtuales.

Oliver Wyman identifica tres áreas determinantes para la implementación de un teletrabajo productivo:

En primer lugar, la preparación de cualquier reunión ha de tener la simplicidad como una de sus claves: la eliminación de cualquier complejidad innecesaria, gracias al establecimiento de unos objetivos claros, permite que todos los asistentes comiencen desde un mismo punto. En línea con ello, es importante contar con una agenda de reunión inteligente que impulse la conversación y participación activa de los asistentes, pues el peligro de que se conviertan en meros visitantes pasivos es grande en este tipo de interacciones. Útil en este sentido es el ajuste de las expectativas de la reunión, teniendo en cuenta que una sesión breve es sinónimo, en la mayoría de los casos, de mayor concentración y eficacia.

Dentro de la planificación es necesaria también una comunicación previa con todos los asistentes, de modo que conozcan toda la información logística necesaria por adelantado, así como las reglas a las que han de atenerse. Entre ellas, la búsqueda del entorno más adecuado para evitar distracciones, así como la capacidad para posponer el encuentro en el caso de que se vea necesario: existen interacciones para las que son inexcusables los encuentros en persona, como aquellas que requieran de un fuerte engagement o las enfocadas a la resolución de problemas especialmente complejos o con carga emocional.

El segundo de los aspectos clave para una reunión en remoto exitosa es la tecnología, que debe estar disponible para todos los participantes y tener la simplicidad y la accesibilidad como principales características. Elementos clave de la misma incluyen herramientas de encuestas instantáneas, que permiten la recepción de respuestas y piniones en tiempo real; herramientas de colaboración sobre documentos, que hacen posible el trabajo simultáneo de varios participantes; y los grupos de mensajería, que sirven como canal de comunicación en caso de que falle el resto de herramientas.

Finalmente, la designación de un facilitador de la sesión permite estructurar una discusión que, dada la distancia, puede ser complicada. Así, su función estará enfocada, entre otros, a facilitar el orden de las intervenciones y la participación de los asistentes que lo requieran. Este punto es especialmente importante, ya que una situación impuesta como la actual requiere de un trato humano con el que los participantes se sientan incluidos, cuyas preocupaciones o requerimientos se vean atendidos y cuya atención, en definitiva, sea total.