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ARTÍCULO DE MARTA CUENTA, DIRECTORA DE CUENTAS DE AXICOM

Ojo con el fútbol, con los canaperos... Diez secretos profesionales para organizar un evento de diez

Tienes que organizar un evento y no sabes ni por dónde empezar. La realidad es que, en cualquier evento, la línea entre el éxito y el fracaso puede ser muy fina. 

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POR MARTA CUENTA, DIRECTORA DE CUENTAS DE AXICOM. viernes 31 de marzo de 2017

MARTA CUENCA
MARTA CUENCA

Hacer de anfitrión requiere de sutileza, habilidad y buen hacer.  Pero, ¿qué aspectos son clave? ¿Qué trucos hay que conocer para no patinar? Y sobre todo, ¿cómo hacer algo especial sin que se dispare el presupuesto? Desde la agencia AxiCom os traemos 10 consejos y trucos DIY para hacer de vuestro evento un verdadero éxito.

 

1. Sé coherente

 

Es fundamental recrear el universo de la marca. La imagen del evento tiene que ser consecuente y reflejar la estética y los valores que transmite ésta. Busca un espacio que respire su imagen, sus colores, su temática o haz un guiño mediante el catering. La personalización juega a tu favor, ya que el cliente se sentirá más cómodo y los periodistas e influencers entenderán mejor el mensaje.

 

 

2. Sé original

 

No olvides que los periodistas e influencers asisten constantemente a eventos, por ello procura ser original en los detalles. Generar impacto puede resultar una poderosa herramienta que luego se refleje en la cobertura. Innova en la decoración, descubre nuevas aperturas, busca espacios alternativos... Te sorprendería saber qué lugares se pueden alquilar: tiendas, galerías de arte, atelieres. Da igual que sea un evento grande, como una entrega de premios, o uno pequeño, como un desayuno de prensa. Sobre todo, no seas uno más. Te recordarán.


 

 

 

3. Saca partido a tu presupuesto

 

En una palabra, optimiza. Sabemos que los grandes presupuestos son como los unicornios y, por regla general, tendrás que hacer virguerías con un presupuesto modesto. Muchas veces con un poco de creatividad, le podrás sacar mucho partido. Hay espacios que ya «visten» solos, busca proveedores alternativos, vinila, utiliza papelería especial, alquila elementos o recurre a frutas, verduras o panes para decorar (son más baratos que las flores). Ten en cuenta que menos es más y que, con un espacio minimalista y un par de guiños decorativos, harás maravillas.

 

 

 

4. No escatimes con el catering

 

Esto es así y no hay más. Los asistentes españoles en general son de buen comer y bastante críticos. Si quieres que tu evento sea un éxito, jamás “pinches” en la comida. Comer bien es un ‘must’ para el éxito de cualquier evento.

 

 

5. Negocia con espíritu de win-win

 

Muchas veces es posible ahorrar en algunas partidas o conseguir algún extra. Por ejemplo en los alquileres de sala, si la cocina es propia, hay ocasiones en que si inviertes en un buen cóctel, es posible evitarlo. Eso sí, siempre con la mentalidad de que la actitud debe ser de respeto y win-win. Un buen proveedor es un valiosísimo aliado que puede sacarte las castañas del fuego en más de una ocasión. Cuídalo siempre.

 

 

 

6. ¡Ojo con el fútbol! (y la lluvia)

 

Si tu evento coincide con un partido importante… ya te adelanto que vas a sufrir, y mucho. Mira siempre el calendario deportivo y las citas clave anuales del año antes de fijar la fecha o todo el esfuerzo será en vano. Si cuando ya tienes la fecha fijada hay un partido o evento importante, comienza a gestionar las expectativas del cliente o busca posibles soluciones como instalar una TV y que los asistentes lo puedan ver allí. La lluvia es otro clásico de los “revienta-eventos” pero, salvo que sepas cómo controlar los cielos, asume que fallará gente.

 

 

 

7. El margen de error

 

Lo hay. Existe. Como diría el Dr. House, «los confirmados siempre mienten». Calcula que hay un porcentaje elevado de confirmados que suele fallar -incluso si te lo han mandado por escrito- y que muchas veces aparecen algunos espontáneos sin confirmar, pero que casi nunca compensan a los que faltan… Por lo tanto, ten en cuenta esos márgenes y el día anterior no dejes de hacer una última ronda de recordatorios y confirmaciones.

 

 

 

8. Controla los ‘timing’

 

Haz una escaleta del evento para evitar el descontrol, te ahorrará muchos problemas y te permitirá tener de un vistazo el desarrollo del evento. Podrás dar paso a los diferentes elementos cuando les toque: portavoz, catering, música, premios, etc. en su debido momento y todo el mundo sabrá lo que tiene que hacer.

 

 

9. Localiza a los canaperos

 

Siempre -y digo siempre- los hay, y pueden arruinar tu evento. Por ello, en cuanto comience el cóctel, deja todo a un lado, y localiza a ese personaje o personajes que se abalanzan sobre las bandejas o asaltan a los camareros según salen de cocinas. Una buena solución es encargar a un camarero que se encargue casi en exclusiva de ellos; de esa forma podrás mover el resto de las bandejas entre los demás invitados, que podrán comer y disfrutar del evento, aunque estén al fondo de la sala. No hay nada peor que recibir quejas porque no llegan las bandejas.

 

 

10. Coordina y… ¡disfruta!


Los nervios y el estrés son para antes, jamás durante el evento. Da una pésima imagen. Para evitarlo, antes de que empiece el evento, haz un punto con todos los implicados y distribuye tareas. Explica y detalla qué quieres de ellos. Repasa con las personas que tengan un papel activo en el evento, habla con el catering y los técnicos para explicarles cómo vais a funcionar en las diferentes etapas, con la idea de que esperen a tus órdenes. Cuando llegue la gente, serenidad y control. Que te vean disfrutar es fundamental para transmitir un buen feeling. Conviene que siempre haya alguien del equipo en trincheras para coordinar todo y el resto, de relaciones públicas. La marca y la agencia deben ejercer siempre de anfitriones. ¿Para qué invitas a gente si no los vas a atender con cariño? En ese momento ambos estáis para agasajar a los invitados y establecer relaciones, no lo olvides.

 

 

 


 

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