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OBSERVATORIO DEL SECTOR DE LOS EVENTOS

Qué tecnologías están revolucionando la organización de eventos

Hemos pedido a 5 expertos que nos identifiquen las nuevas tecnologías que más están influyendo positivamente en la realización de los eventos y qué están aportando a los mismos.

POR REDACCIÓN. viernes 29 de noviembre de 2019

En plena era de la tecnología y la transformación digital, vemos día a día cómo las marcas se apuntan al carro de la modernidad explorando nuevas vías de comunicación para llegar a un público cada vez más exigente y acostumbrado a todo. En este contexto, según señala Christian Halterman (CEO de Parafina Comunicación), surgen infinidad de propuestas, a cada cual más novedosa, aunque el tiempo sólo permitirá que perduren aquellas que no solo permitan establecer una vía de comunicación adecuada, sino que además tengan la capacidad de crear emociones. Lo lúdico, lo experiencial, son valores en alza, valores de rigurosa actualidad, y son las claves para que los avances tecnológicos permitan a las propias marcas conectar directamente con su público”.

 

Para Curra Suárez de Góngora (Director SMM, Operations Support & Technology en CWT Meetings & Events), “la tecnología ayuda a los eventos en dos aspectos fundamentales. Por un lado, a conseguir el efecto wow y que los asistentes queden fascinados e impactados y se lleven el mensaje grabado a través de esas experiencias, y por otro lado, en hacer el trabajo de los organizadores de eventos, más sencillo, más exacto, más ágil y obtener mucha más información necesaria y aprovechable”.

 

Para identificar cuáles son las tecnologías que más están incidiendo en los eventos, hemos preguntado a los siguientes expertos: Tim Ott (director general de beon. Events), Christian Halterman (CEO de Parafina Comunicación), Curra Suárez de Góngora (Director SMM, Operations Support & Technology en CWT Meetings & Events, Spain), Gina Rubira (departamento de márqueting y comunicación de Eikonos) y Diana Pérez Acero (Chief Operating Officer de Cow Events Group). Y estas son sus respuestas:

 

REALIDAD VIRTUAL / AUMENTADA

 

Para Christian Halterman (Parafina Comunicación), se trata de “una tecnología que ha avanzado mucho en los últimos años debido al desarrollo de los dispositivos de reproducción, pudiendo elegir entre variantes más sofisticadas como el Oculus o más accesibles como los dependientes de smartphone tipo Samsung. Puede estar presente en varias fases del evento: desde la presentación a cliente de los espacios y el montaje de forma inmersiva, hasta activaciones de todo tipo en pleno evento. Se pueden reproducir videos corporativos 360, montajes más o menos interactivos en 3D, realizar  experiencias individuales o colectivas… Se puede utilizar para mostrar en detalle un producto (un coche por dentro en realidad virtual o un coche por fuera con realidad aumentada), comunicar algún tipo de mensaje o realizar una activación. En definitiva, un mundo lleno de posibilidades para el evento con un gran valor simbólico y de imagen, asociando al cliente a las altas tecnologías”.

 

Sobre estas tecnologías, Curra Suárez de Góngora (CWT Meetings & Events) añade: “Son fantásticas formas de darle vida a un evento, ya sea para mezclar el mundo virtual con el mundo real y añadirle capas que nos pueden servir en Escape Rooms o en visitas a exposiciones, ya sea simplemente para aumentar la experiencia de los asistentes y su sorpresa, ya sea para  mejorar el aprendizaje o poder realizar una presentación de producto desglosando virtualmente hasta el último resquicio de lo presentado, o simplemente para guiados, localizaciones o accesibilidad, hoy en día, es una tecnología imprescindible”.

 

PROYECCIÓN INMERSIVA

 

Gina Rubira (Eikonos) señala que “esta tecnología se basa en la proyección de vídeo en prácticamente la totalidad de la superficie de las paredes de un espacio diáfano creando un efecto inmersivo de 360º grados. Con este sistema de proyección envolvente multiplicamos las posibilidades del espacio, el cual puede convertirse en un aula, un showroom, una localización, un proyecto artístico… Las posibilidades son ilimitadas”.

 

HOLOGRAMAS/IMAGEN VIRTUAL

 

Según Christian Halterman (Parafina Comunicación), existen grandes avances en los últimos años en las tecnologías audiovisuales, con los que los clientes pueden plantear elementos o momentos espectaculares en sus eventos o presentaciones que se queden grabados en la retina de los asistentes. Un ejemplo concreto es la Dragon 0, una de las pantallas 3D/LED más sofisticada del mundo. Se trata de una pantalla volumétrica formada por “leds desplazados”. Esto permite conseguir unas resoluciones inauditas y reaccionar en tiempo real, es decir, permite cambiar la proyección en cuestión de segundos controlada desde una mesa de mezclas. El resultado es una proyección tridimensional que permite interactuar de una manera mucho más directa con el público, y así conseguir que lo lúdico y experiencial adquieran mayor relevancia dentro del evento”.

 

A este respecto, Tim Ott (beon. Events) añade que “los asistentes virtuales presentes por medio de la proyección holográfica vienen acompañados de la creación de escenografías virtuales. Cuando un evento cuenta con estos elementos, la asistencia a un evento se convierte en una experiencia envolvente e inmersiva 360º”.

 

Para Curra Suárez de Góngora (CWT Meetings & Events), “que el presentador sea un holograma o la propia azafata hace que las sensaciones sean completamente futuristas y nos permite desde tener varios eventos a la vez hasta realizar stands en ferias con imágenes de gran realismo que llaman poderosamente la atención convirtiéndose en un efecto que crea emociones visuales muy potentes”.

 

MAPAS DE CALORIMETRÍA.


Una de las mejores formas de analizar el éxito de una feria o evento en múltiples espacios es contar con mapas de calor. En opinión de Diana Pérez Acero (Cow Events Group), “los sistemas automáticos de detección de personas (por señales de recepción de móvil, por cámaras con software de identificación…) nos muestran en vivo o en evolución animada dónde se concentran más las personas, qué stands son los más visitados, en qué momento exacto de la agenda hubo más visitantes aquí o allá… La automatización de esta información por mapas de calor nos ofrece un balance riguroso y fiel con una interpretación sencillísima”.

 

TECNOLOGÍA TOUCH

 

Según Gina Rubira (Eikonos), “cada vez encontramos más productos en el mercado de eventos audiovisuales en los que se incluye la tecnología touch. Se trata de una tecnología que permite al visitante interactuar con el contenido de un evento a través de pantallas táctiles. Se puede aplicar este sistema, por ejemplo, como herramienta individualizada para indicar a los asistentes de un evento qué sitio deben ocupar. También se puede utilizar para interactuar con la imagen de un nuevo producto que se les está presentando”. 

 

SISTEMAS COOPERATIVOS

 

“Esta tecnología resulta muy útil en la realización de eventos en los que se requiere una participación en tiempo real de los asistentes. Este sistema permite, a partir de una aplicación, participar en el contenido que se está reproduciendo en el evento a través de cada uno de los terminales móviles de los participantes. De este modo pueden votar de forma individual, añadir elementos o reproducir el contenido en sus teléfonos”, explica Gina Rubira (Eikonos).

 

TECNOLOGÍA EN ACREDITACIONES Y CONVOCATORIAS

 

“Control de asistencia a través de tecnología de tags RFID; controlar los accesos y presencia con códigos de barras o QR, sistemas de inscripción online y control de aforos en tiempo real… Todas estas tecnologías nos permiten la anulación de las acreditaciones de producción convencionales y se consigue un mayor control de la asistencia, mayor agilidad y se genera un guiño a la tecnología en pleno inicio del evento”, explica Christian Halterman (Parafina Comunicación).

 

WEBAPPS

 

Más allá del obvio registro-acceso, mapas y agenda, las apps de móvil (webapps por comodidad y facilidad de gestión) nos permiten millones de posibilidades creativas para un evento. Diana Pérez Acero (Cow Events Group) señala: “Podemos dar vida a nuestra pantalla con estrobos de colores sincronizados y convertir al público en un mar de píxeles (sin necesidad de repartir pulseras LED), realizar sorteos con comunicación inmediata al móvil del ganador, contar con un sistema de mensajería customizable, convertirlo en completo mando de televoto, configurar en vivo la playlist de una fiesta, ofrecer información complementaria y en tiempo real a las charlas técnicas de los plenarios… Siempre que ofrezcamos algo cómodo e intuitivo, el móvil seguirá siendo nuestra mejor herramienta”.

 

PULSERAS CON NFC/RFID

 

Esta tecnología, según Curra Suárez de Góngora (CWT Meetings & Events), “tiene múltiples usos que favorecen en gran medida una experiencia ágil de los asistente; por ejemplo como forma de acreditación o como forma de gamificación pasando por distintos espacios o siguiendo diferentes rutas, también como intercambio de información a la hora de hacer networking en un evento o evitando la impresión de papel en forma de folletos y siendo una forma rápida y eficaz de obtener los folletos o la información necesaria de un stand sin papel; y por supuesto como forma de pago”.

 

RECONOCIMIENTO FACIAL

 

“Es una tecnología muy útil que nos puede ayudar en muchos aspectos dotando al evento de agilidad y tecnología puntera. Sistemas de acreditación rápidos y ágiles, incluso con posibilidad de hacerlo uno mismo ahorrando en costes de personal, impresión inmediata de acreditaciones e incluso reconociendo movimientos y morfologías ayudando en la recolección de datos y en mostrar en las pantallas información personalizada”, afirma Curra Suárez de Góngora (CWT Meetings & Events).

 

BIOMETRÍA

 

Tim Ott (beon. Events) indica que “la biometría y cámara 3D nos permite conocer las emociones de los asistentes gracias a la tecnología y sus expresiones faciales, nos ofrece información no solo sobre dónde ha estado el asistente, en qué espacios se ha detenido más tiempo, etc. Si no que podemos saber mucho más ¿Si les ha gustado el evento? ¿Si la charla ha sido aburrida? El reconocimiento facial analiza las facciones y los gestos de cada uno, e identifica las expresiones para analizar automáticamente las emociones que se suceden en cada momento”.

 

SISTEMAS DE ILUMINACIÓN.

 

Diana Pérez Acero (Cow Events Group) considera que es se trata de “una auténtica revolución que ha cambiado completamente la ambientación, consumo y agilidad de un montaje escenográfico. Hasta hace no tanto cargábamos con pesadísimos fresnels, pestañas sobrecalentadas (que producían quemaduras de segundo grado), gelatinas de color, kilómetros de cableados y ruidosos generadores. Hoy, minúsculas cajitas de LED RGB con batería, sincronizadas y controlables por bluetooth y con horas de autonomía nos ofrecen millones y millones de intensos colores ambiente con los que decorar los rincones más incómodos e inaccesibles. Y si no queda bien… reconfiguramos todo en minutos”.

 

PANTALLA TRANSPARENTE.

 

Para Gina Rubira (Eikonos), “las pantallas transparentes suponen una herramienta innovadora, ideal para transmitir un mensaje en un formato diferente y sorprendente para el espectador. Se trata de cortinas de LED rígidas cuya construcción permite disponer de una relativa transparencia o translucidez. De esta forma, la imagen representada parece flotar en el aire. Además, nos permite ver, no solo el contenido que muestra la pantalla de LED transparente, sino que podemos seguir viendo lo que se sitúa detrás de ella”.

 

SISTEMAS DE DETECCIÓN DE MOVIMIENTO

 

“Esta tecnología basada en la proyección de un Vídeo Mapping permite alterar el contenido que se está proyectando basándose en un sistema automático de detección de movimiento.  Este sistema puede tener múltiples aplicaciones en la realización de eventos. Por ejemplo, podemos utilizarla para que el presentador que está en el escenario esté siempre iluminado con un tono neutro que lo va siguiendo mientras se mueve sin que el contenido del vídeo se proyecte encima de él”, afirma Gina Rubira (Eikonos).

 

BEACONS

 

Christian Halterman (Parafina Comunicación) explica: “Se trata de dispositivos transmisores que emiten información por bluetooth e interactúan en función de la localización del asistente. Para que el dispositivo funcione a la perfección, es necesario que el invitado lleve el bluetooth activado y la APP del evento instalada. Al llegar al espacio, recibirá de forma automática en su Smartphone información de todo tipo sobre el evento: el registro, el programa, los nombres de los ponentes y todo lo necesario ubicarse y saber moverse dentro del evento. Es una gran herramienta para acercarse al asistente con una experiencia cercana y tecnológica, permitiendo también la creación de un banco de datos con información sobre los participantes, algo muy valioso para muchos clientes”.

 

STREAMING

 

El streaming es una gran herramienta para dar un valor añadido al evento, cada vez más de moda debido a los avances en tecnologías de transmisión de datos. Según Christian Halterman (Parafina Comunicación), con esta tecnología “garantizas que el contenido estará publicado en RRSS y puedes conseguir un segundo público interesado en la marca o el evento. Consigues más visualizaciones y más conocimiento sobre el evento, además de una interacción diferente, en tiempo real. También nos puede interesar privatizar el streaming. Esto sería para un público más enfocado a un nivel interno. Se ha utilizado para todos aquellos invitados que no han podido asistir al evento y así lo pueden seguir desde sus puntos de trabajo de forma online y en directo, de forma que incrementamos la participación en el mismo hasta donde el cliente desee”.

 

Sobre esta tecnología, Curra Suárez de Góngora (CWT Meetings & Events) añade: “Aunque se viene usando desde hace tiempo, se está convirtiendo en una herramienta básica para que el mensaje alcance a más gente que solo a los asistentes físicos y en directo”.

 

INTELIGENCIA ARTIFICIAL

 

El objetivo de la IA, en palabras de Tim Ott (beon. Events), “es introducir los comportamientos de la lógica racional humana en las máquinas, gracias a los avances de la robótica y la neurociencia. Si esta premisa se une con el Big Data, podremos conocer las preferencias de los asistentes y mejorar el engagement y la personalización de las necesidades de cada uno. De esta manera se consigue optimizar al máximo la experiencia del usuario en un entorno donde cada vez más marcas compiten por crear experiencias únicas”.  

 


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