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ARTÍCULO DE AUGURE BY LAUNCHMETRICS

Un CRM adaptado al RGPD asegurará un mayor éxito de las estrategias de Relaciones Públicas

Contar con un CRM que centraliza tus acciones de comunicación, desde la creación de comunicados a los resultados que genera, y que a la vez nos asegure que estamos cumpliendo con la nueva normativa, va a impulsar relaciones más transparentes y eficaces entre periodistas y departamentos de comunicación y relaciones públicas.

POR AUGURE BY LAUNCHMETRICS. viernes 15 de febrero de 2019

Son innumerables los textos dedicados a cómo ha impactado el nuevo Reglamento General de Protección de Datos Europeo en los departamentos de comunicación y marketing. Desde su entrada en vigor, el pasado 25 de mayo, se han vertido numerosos artículos que recogen las principales líneas de actuación en relación a la gestión de datos personales para el envío de información a clientes y prospects.

 

No obstante, un eje fundamental de las empresas es el desarrollo de sus estrategias de relaciones públicas y por tanto, hay que prestar especial atención a la gestión y tratamiento de la información personal que se lleva a cabo de los periodistas y de la forma en la que nos comunicamos con ellos.

 

De forma oficial, quedaron atrás los eternos e ineficaces excels en los que los profesionales de relaciones públicas volcaban y almacenaban manualmente los datos de sus contactos. Ahora, si queremos alcanzar con éxito nuestras estrategias de RRPP manteniendo relaciones transparentes, sanas y eficaces con los periodistas, las empresas necesitan contar con la tecnología adecuada para cumplir con el nuevo marco legislativo de protección de datos personales. En definitiva, es imprescindible adaptar nuestras acciones de relaciones públicas y comunicación al RGPD.

 

¿Qué ventajas nos ofrece un CRM para la gestión de nuestras bases de datos de periodistas adaptada al RGPD?

 

1) Informar a los periodistas de que forman parte de nuestra base de datos

 

El primer paso de la aplicación del RGPD se basaría, sencillamente, en informar a nuestros contactos periodistas de que forman parte de nuestra base de datos. Si contamos con un CRM adaptado a estas nuevas necesidades, agilizamos y optimizamos este paso al poder acceder al registro de contactos a los que se les ha comunicado este envío informativo. Además, un CRM como el nuestro, Publisher, completamente adaptado al RGPD te va a permitir:

 

-  Identificar de forma rápida y eficiente a qué periodistas les has comunicado que forman parte de tu base de datos.

-  Contar con un modelo de envío en el que se incluyen todos los enlaces obligatorios por la nueva normativa, con el objetivo de asegurar y blindar el derecho a acceder, modificar y rectificar los datos almacenados de todos nuestros contactos.

 

2) Asegurar su derecho a ser dados de baja o a cancelar una suscripción

 

Además de permitir un mayor control sobre la información personal que tenemos de los periodistas, la herramienta debe facilitar la inclusión obligatoria de los enlaces de desuscripción de las comunicaciones, así como ofrecer la posibilidad de que un contacto solicite la baja completa de los envíos.

 

Es habitual que desde una compañía se envíe información sobre distintos aspectos de esta: productos, novedades, ofertas, RSC.. El periodista debe tener el derecho de poder elegir sobre qué temáticas quiere seguir recibiendo información o si fuera el caso, dejar de recibir cualquier comunicado sobre nuestra marca. Para ello, es necesario una herramienta que recoja en un histórico las solicitudes de desuscripción y baja, así como mecanismos para asegurar que estos contactos no reciben comunicados sobre los que no están interesados.

 

3) El derecho a ser olvidados

 

Según la nueva normativa, los periodistas con los que no se mantiene una relación o interacciones desde hace un periodo de tres años deben ser eliminados de las bases de datos. Un requisito para que el CRM cumpla con esta normativa y facilite esta labor, es que ofrezca la posibilidad de identificar de forma clara los contactos con los que no se ha tenido actividad durante este periodo de tiempo establecido y que permita eliminarlos de la base de datos de forma ágil y eficaz.

 

En definitiva, desde los departamentos de comunicación y relaciones públicas de las empresas, se hacen miles de envío todos los días en los que se comunica información de una compañía a distintos periodistas de diferentes sectores. En estos envíos, necesitamos estar seguros de que el contacto al que nos dirigimos:

 

-       Sabe que está en nuestra base de datos.

-       Quiere seguir recibiendo esta información.

-       Tiene acceso a través de un enlace para darse de baja o cancelar una suscripción.

-       Le ofrecemos la posibilidad de que solicite, acceda o rectifique la información personal que tenemos almacenada.

 

Desde Augure, estamos convencidos de que contar con un CRM que te permita automatizar y registrar todo lo que exige el nuevo RGPD, no sólo supone asegurarnos de que cumplimos con la ley y evitar elevadas sanciones, sino que impulsa la calidad de la relación con los periodistas, asegura una gestión más eficaz de las bases de datos y nos permite ahorrar tiempo en las actividades diarias de comunicación.

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