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Secretari@s de Redacción: el filtro que hay que pasar antes de llegar al periodista

Son personas clave en las redacciones con las que el profesional de las RR.PP. tiene que empatizar. Puede ser un obstáculo o un aliado a la hora de acceder a los periodistas.

POR REDACCIÓN. viernes 13 de abril de 2018

- Buenos días, quería hablar con el redactor jefe de la sección de Economía.

- ¿De parte de…?

- Soy Juan Pérez, de la agencia Enigma Comunicación. Quería saber si había valorado una propuesta de reportaje que le envié por email el martes pasado.

- Pues lo siento, pero en estos momentos está reunido. Es mejor que le envíe de nuevo el correo. Puede que se le haya pasado porque recibe 100 notas de prensa todos los días.

- De acuerdo, así lo haré. No obstante, ¿podría pasarme con el redactor que lleva los temas de salud? Quizá así gestionemos mejor la propuesta.

- Umm.. Es que tampoco se puede poner. Le acabo de pasar una llamada y creo que va a tardar bastante. Si quiere envíele un correo y le cuenta de qué se trata.

(…)

 

Es muy problable que esta conversación inventada te resulte muy familiar: tú quieres hablar con alguien que te pueda canalizar esa propuesta de reportaje tan interesante que tienes sobre tu cliente. Sabes perfectamente que el correo le ha llegado al redactor jefe y que éste, ahogado en la vorágine del día a día, es que ni la ha visto. Y si la ha leído, ya se le ha olvidado porque han pasado dos días.

 

Así, que lo mejor es venderle de forma directa las bondades de tu propuesta. Descuelgas el teléfono y llamas a la Redacción. Al otro lado, tienes a la secretaria o secretario de redacción. Puede que tenga la indicación expresa de no pasar ninguna llamada, salvo que lo considere estrictamente necesario. En ese caso poco hay que hacer. Pero, si no fuera así, conviene seguir una serie de pautas para que no beneficie, o al menos no nos perjudiquen.

 

Lo primero, conocerl@s.

Aunque tu objetivo sea tener buena relación con los periodistas de un medio (conocer quiénes son, cuáles son sus temáticas preferidas, etc), no está de más que en tu base de datos figure también el nombre de la secretaria. Siempre que sea posible, debemos averiguar el nombre de la secretaria antes de enfrentarnos a ella. Al llamarla por su nombre se establece un clima de diálogo mucho más cálido entre los dos.

 

Cálida aproximación.

Las expresiones que utilizamos por teléfono son una parte importante de la comunicación. No debe importarnos abusar de expresiones como 'por favor' y 'gracias'. Si en algún momento visitas la Redacción, y aunque vayas a ver a algún periodista, aprovecha la ocasión para autopresentarte y dedicarle unos minutos. Dile que habéis hablado muchas veces por teléfono y que por fin os ponéis cara. Conviene observar a la persona que tenemos enfrente para descubrir su forma de ser: cómo gesticula, su tono de voz y el ritmo de su respiración. Cuando vuelvas a llamar a la Redacción, ya puedes llamarla por su nombre y recordarle el anterior encuentro. Así tendrás ya media puerta abierta.

 

No insistas. 

Si la secretaria te dice que un redactor no se puede poner al teléfono, es contraproducente insistir. Lo mejor es que le preguntes cuándo es el mejor momento para la llamada, darle tu teléfono o correo, y pedirle educadamente que le pase el recado al redactor, con algún dato jugoso de la información que le quieras proponer para despertar su curiosidad.

 

Agasájal@.

Una estrategia habitual de comunicación es enviar muestras de producto, invitaciones a eventos, etc. a los redactores de los medios para que lo conozcan de primera mano. No es mala idea incorporar en esos mismos envías el nombre de la secretaria. 

 

                                                 EXCUSAS HABITUALES

L@s secretari@s de Redacción suelen utilizar las siguientes excusas cuando tienen indicaciones de no pasar llamadas, o cuando realmente la persona por la que preguntamos no se puede poner:

 

“Lo siento, está reunido”: en estos casos, pregunta si te puede decir en qué momento cree que estará libre para atenderte. Si afirma que no lo sabe con seguridad, dile que volverás a llamar en una hora porque se trata de un tema importante.

 

“Ha salido de viaje”: Pregúntale “cuándo tiene previsto el regreso”.

 

“Déjeme un recado”: Déjaselo sin reservas. Insiste en la importancia del tema que le vas a proponer y que, en caso de no tener respuesta, vas a tener que ofrecérselo a un medio de la competencia.

 

“Su teléfono comunica”: Si repite su respuesta durante varios días consecutivos es que intenta minar tu paciencia. Frases como “si no le importa, le dejo el recado y mi número de teléfono para que me devuelva la llamada” o “prefiero esperar un tiempo, ya he llamado varios días y no consigo hablar con él”, le obligarán a adoptar una postura más receptiva.

 

“Vuelva usted mañana”: Es una táctica frecuente para quitarse de encima a quienes no tienen cita. Oblígale a fijar una hora de visita y, si no la cumple, explícale con una sonrisa y de forma tajante: “Entiendo que usted no pueda hacer nada, pero teníamos un compromiso y debe comprender que mi tiempo también es muy valioso”.

 

“Pásemelo por escrito”: Puede tratarse de una norma de trabajo de la empresa. En este caso, no tienes más remedio que hacer lo que te piden, pero debes evitar que tu escrito quede olvidado de forma indefinida: “Como ya indico en el escrito, necesito una respuesta antes del 30 de agosto”.

 

“No nos interesa”: Si te intenta dar largas, debes tener claro que tu objetivo es concertar una cita, no vender por teléfono. Para convencerle, utiliza argumentos del tipo: “Hay detalles que no puedo explicar por teléfono. ¿Nos vemos el lunes?”. También puedes hacerle ver que está cometiendo un error: “No me gustaría que perdieran la oportunidad de conocer algo diferente y novedoso”. 

 


 

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